Paperplane · Ihr durchsuchbares Dokumentenarchiv on Paperplane

Outlook verbinden und abrufen

Fri, 30 Oct 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten.
Ein kostenpflichtiger Tarif oder ein kostenloser Arbeitsbereich innerhalb der 30-tägigen Testphase der Premium-Funktionen – E-Mail-Integrationen sind eine Premium-Funktion.
Ein Microsoft-Geschäfts-, Schul- oder Privatkonto mit dem Outlook-Postfach, das Sie verbinden möchten.
Falls Ihre Organisation den Zugriff externer Apps einschränkt: die Berechtigung, Paperplane zu autorisieren.

Schritte

Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
Wählen Sie Microsoft Outlook, vergeben Sie einen Namen für die Anbindung und klicken Sie auf „Weiter zu Microsoft Outlook“.
Melden Sie sich auf der Microsoft-Seite mit dem Konto an, dessen Postfach Sie verbinden möchten.
Prüfen Sie den von Microsoft angezeigten Zugriff und stimmen Sie zu. Paperplane verwendet den Autorisierungsablauf von Microsoft und liest nur das angemeldete Postfach; Ihr Microsoft-Passwort geben Sie nie in Paperplane selbst ein.
Nachdem Microsoft Sie zu Paperplane zurückgeführt hat, legen Sie das Startdatum, das Abrufintervall (alle 15 Minuten, stündlich, alle 6 Stunden, alle 12 Stunden oder täglich) und die zu importierenden Anhangformate fest. Aktivieren Sie den Abruf, um den ersten Auftrag zu starten.

Screenshot ausständig Die Einrichtung der Microsoft-Outlook-Anbindung in Paperplane mit der Microsoft-Autorisierung sowie den Einstellungen für Intervall und Anhangformate.

Erwartetes Ergebnis

Das Outlook-Konto erscheint als Anbindung und startet den ersten Abruf. Paperplane übernimmt passende Dateianhänge aus Posteingang, Gesendet, Archiv und selbst angelegten Ordnern. Entwürfe, Junk-E-Mail, Gelöschte Elemente, ausgeblendete Ordner und Suchordner sind ausgeschlossen. Weitere Aufträge übernehmen neue passende Anhänge im gewählten Intervall. Bereits importierte Dokumente bleiben im Archiv, wenn Sie das Postfach trennen.

SharePoint verbinden und importieren

Fri, 30 Oct 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten. Der SharePoint-Import ist in jedem Tarif enthalten, auch in Free.
Ein Microsoft-Geschäfts- oder Schulkonto mit Zugriff auf die gewünschte SharePoint-Website und deren Inhalte.
Falls Ihre Microsoft-365-Organisation externe Apps einschränkt: die Berechtigung, Paperplane zu autorisieren.

Schritte

Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
Wählen Sie Microsoft SharePoint, vergeben Sie einen Namen für die Anbindung und klicken Sie auf „Weiter zu Microsoft SharePoint“.
Melden Sie sich auf der Microsoft-Seite mit dem Geschäfts- oder Schulkonto an, das auf die gewünschte Website zugreifen kann.
Prüfen Sie den von Microsoft angezeigten Zugriff und stimmen Sie zu. Paperplane verwendet den Autorisierungsablauf von Microsoft; Ihr Microsoft-Passwort geben Sie nie in Paperplane selbst ein.
Nachdem Microsoft Sie zu Paperplane zurückgeführt hat, suchen Sie die SharePoint-Website nach Name oder URL und öffnen Sie sie.
Wählen Sie eine Dokumentbibliothek oder einen darin enthaltenen Ordner und starten Sie den Import. Unterstützte Formate und Auftragsergebnisse erklärt Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.

Screenshot ausständig Die Microsoft-SharePoint-Anbindung in Paperplane nach der Autorisierung mit Website-Suche und einer zum Import ausgewählten Dokumentbibliothek oder einem Ordner.

Erwartetes Ergebnis

Das SharePoint-Konto erscheint als Anbindung. Paperplane führt einen einmaligen Import der unterstützten Dateien aus der gewählten Dokumentbibliothek oder dem Ordner samt Unterordnern durch. Die Dokumente sind danach neben direkten Uploads durchsuchbar. Es handelt sich nicht um eine laufende Synchronisierung: Importieren Sie einen weiteren Ordner oder starten Sie die Anbindung erneut, wenn Sie zusätzliche oder neuere Dateien übernehmen möchten.

Arbeitsbereich erstellen und Tarif wählen

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Eine E-Mail-Adresse, mit der Sie sich anmelden können.
Eine Entscheidung, wie Sie Paperplane nutzen: Persönlich für Ihre eigenen Dokumente oder Geschäft für ein Unternehmen. Das bestimmt Preise und steuerliche Behandlung, nicht die Zahl der Personen – jeder Tarif erlaubt beliebig viele Mitglieder im Arbeitsbereich.
Bei einer Einrichtung für ein Unternehmen: die Firmendaten und die UID-Nummer, die Sie für die Rechnungsstellung hinterlegen möchten.

Schritte

Öffnen Sie Paperplane, legen Sie Ihr Konto an und bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse.
Starten Sie die Einrichtung des Arbeitsbereichs und wählen Sie Persönlich oder Geschäft. Private Tarife verstehen sich inklusive Umsatzsteuer; Business-Tarife verstehen sich exklusive Umsatzsteuer und erfordern die UID-Nummer Ihres Unternehmens.
Geben Sie die Details des Arbeitsbereichs ein: einen Namen (bei Unternehmen meist der Firmen- oder Teamname), die Sprache des Arbeitsbereichs (Deutsch oder Englisch), Ihr Land und den Rechnungskontakt.
Vergleichen Sie die verfügbaren Tarife. Ein Tarif gilt für den gesamten Arbeitsbereich, nicht pro Person, und unterscheidet sich darin, wie viele Dokumente er umfasst und wie viele KI-Archivfragen jedes Mitglied pro Monat stellen kann. Aktuelle Limits und Preise finden Sie auf der Preisseite.
Wählen Sie einen Tarif. Free steht für private und Business-Arbeitsbereiche zur Verfügung und umfasst Dokumente, Suche, KI-Archivsuche sowie einmalige Importe aus Google Drive, SharePoint, Dropbox und von Dateiservern. Ein kostenloser Arbeitsbereich erhält außerdem eine 30-tägige Testphase der Premium-Funktionen: Signaturen, Freigaben, E-Mail-Integrationen und Audit-Protokoll.
Wählen Sie bei einem kostenpflichtigen Tarif monatliche oder jährliche Abrechnung, prüfen Sie die Zusammenfassung und schließen Sie die Zahlung ab.
Laden Sie weitere Personen über die Arbeitsbereichseinstellungen ein, sobald der Arbeitsbereich bereit ist. Eingeladene Personen treten mit der Rolle Mitglied oder Administrator bei.

Screenshot ausständig Der Schritt zur Tarifauswahl bei der Einrichtung des Arbeitsbereichs mit Tarifkarten, inklusive Dokumentenlimit und KI-Fragen-Kontingent.

Erwartetes Ergebnis

Sie befinden sich in einem leeren Arbeitsbereich mit aktivem Tarif. Das Archiv ist bereit, Dokumente aufzunehmen, und alle Personen, die Sie in den Arbeitsbereichseinstellungen einladen, erhalten eine E-Mail zum Beitritt.

Dateien und Ordner organisieren

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Arbeitsbereich mit ein paar hochgeladenen Dokumenten. Siehe Erste Dokumente hochladen.

Schritte

Öffnen Sie Ihr Archiv und wechseln Sie zur Ordneransicht.
Legen Sie einen neuen Ordner an und geben Sie ihm einen Namen, der widerspiegelt, wie Sie Ihre Dokumente einteilen – zum Beispiel „Rechnungen“, „Verträge“ oder ein Projekt- bzw. Kundenname. Unternehmen orientieren sich oft an ihrer bestehenden Ablagestruktur, private Nutzerinnen und Nutzer häufig an Jahr oder Thema.
Legen Sie bei Bedarf Unterordner an, etwa einen Ordner pro Jahr innerhalb von „Rechnungen“ oder einen Ordner pro Kunde innerhalb von „Verträge“.
Verschieben Sie vorhandene Dokumente in Ordner, indem Sie sie auswählen und „Elemente verschieben“ wählen, oder ziehen Sie sie per Drag & Drop auf einen Ordner.
Benennen Sie Ordner um oder löschen Sie sie, wenn sich Ihre Struktur weiterentwickelt – das Verschieben zwischen Ordnern hat keinen Einfluss auf den extrahierten Text oder die Durchsuchbarkeit eines Dokuments. Gelöschte Elemente landen im Papierkorb und lassen sich dort 30 Tage lang wiederherstellen.

Screenshot ausständig Die Ordneransicht des Archivs mit einer kleinen Ordnerstruktur links und der Dokumentenliste rechts, während ein Dokument per Drag & Drop verschoben wird.

Erwartetes Ergebnis

Ihre Dokumente liegen in der von Ihnen gewählten Ordnerstruktur. Beim Durchsuchen eines Ordners werden nur die darin enthaltenen Dokumente angezeigt, während Schnellsuche und KI-Archivsuche weiterhin alle Ordner erfassen, auf die Sie Zugriff haben.

Dateiserver per SFTP verbinden

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten. Der Import von Dateiservern ist in jedem Tarif enthalten, auch in Free.
Einen bestehenden Dateiserver, der aus dem Internet über SFTP (empfohlen), FTPS oder FTP erreichbar ist, mit Host, Port und Zugangsdaten für ein Konto mit Lesezugriff auf die gewünschten Dateien.
Bei SFTP idealerweise den SHA256-Fingerabdruck des Host-Schlüssels, damit Paperplane prüfen kann, dass es mit dem richtigen Server verbunden ist.
Falls Sie nicht selbst für den Dateiserver zuständig sind: Abstimmung mit der zuständigen Administration.

Schritte

Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
Wählen Sie FTP / FTPS / SFTP, vergeben Sie einen Namen für die Anbindung und wählen Sie das Protokoll: SFTP, FTPS (explizites oder implizites TLS) oder FTP. Einfaches FTP verschlüsselt weder Zugangsdaten noch Dateien, deshalb müssen Sie das ausdrücklich bestätigen.
Geben Sie Host und Port des Servers ein.
Geben Sie Benutzername und Passwort (bzw. Schlüssel-Passphrase) ein. Bei SFTP können Sie statt eines Passworts auch einen privaten Schlüssel einfügen.
Geben Sie bei SFTP den SHA256-Fingerabdruck des Host-Schlüssels ein. Ohne ihn kann Paperplane die Identität des Servers nicht prüfen.
Klicken Sie auf „Verbindung testen und fortfahren“. Paperplane meldet sich mit den angegebenen Daten am Dateiserver an.
Sobald die Verbindung erfolgreich ist, navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen ihn aus, um den Import zu starten; siehe Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.

Screenshot ausständig Das Dateiserver-Anbindungsformular im Integrationsbereich von Paperplane mit Feldern für Protokoll, Host, Port, Zugangsdaten, privaten Schlüssel und SFTP-Host-Key-Fingerabdruck.

Erwartetes Ergebnis

Ihr Dateiserver erscheint in Paperplane als Anbindung. Sobald Sie einen Ordner wählen, führt Paperplane einen einmaligen Import durch: Unterstützte Dateien aus diesem Ordner und seinen Unterordnern werden in einen Ordner übernommen, den Paperplane für diese Anbindung anlegt, und sind dort neben direkt hochgeladenen Dokumenten durchsuchbar. Es handelt sich nicht um eine laufende Synchronisierung – Dateien, die später auf dem Server hinzukommen, werden nicht automatisch übernommen. Um weitere Inhalte zu importieren, öffnen Sie die Anbindung und importieren dort einen weiteren Ordner.

Dem Archiv eine Frage stellen

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Paperplane-Arbeitsbereich mit mindestens einem hochgeladenen oder importierten Dokument.
Das Dokument wurde bereits verarbeitet. Ein Dokument ist üblicherweise kurze Zeit nach dem Hochladen oder Importieren durchsuchbar – siehe Indexierung, Verfügbarkeit und Tariflimits.
Noch verfügbare KI-Archivfragen in Ihrem monatlichen Kontingent. Jede Person hat ein eigenes monatliches Kontingent, das vom Tarif des Arbeitsbereichs abhängt – siehe Preisseite.

Schritte

Öffnen Sie Ihr Archiv und wählen Sie in der Werkzeugleiste Archiv fragen, oder drücken Sie Strg+K (Cmd+K auf dem Mac). Alternativ drücken Sie zweimal die Umschalttaste, um die Schnellsuche zu öffnen, und wechseln dort auf den Reiter KI-Suche.
Formulieren Sie Ihre Frage in normaler Sprache, so wie Sie sie einer Kollegin oder einem Kollegen stellen würden. Nennen Sie das Dokument oder Thema, wenn Sie es bereits kennen, zum Beispiel: „Was steht im Mietvertrag zur Kündigungsfrist?“
Senden Sie die Frage ab.
Lesen Sie die Antwort. Darunter nennen nummerierte Quellenverweise wie [1] jedes Dokument, auf dem die Antwort beruht; im Fenster Archiv fragen zeigen sie zusätzlich die Seite oder Seiten an.
Öffnen Sie einen Quellenverweis, um die zugrunde liegende Textstelle selbst zu prüfen – siehe Quellenverweise lesen und öffnen.
Passt die Antwort nicht ganz, stellen Sie im selben Gespräch eine Rückfrage oder formulieren Sie neu – siehe Effektive Archivfragen formulieren.

Paperplane beantwortet Fragen aus Ihrem Archivinhalt und verlinkt zurück zum Quelldokument.

Erwartetes Ergebnis

Sie erhalten eine Antwort aus Ihren eigenen Dokumenten sowie einen oder mehrere Quellenverweise, die Sie öffnen und selbst prüfen können. Enthält das Archiv nicht genügend relevantes Material, ist Paperplane darauf ausgelegt, dies direkt mitzuteilen, statt zu raten – das ist ein beabsichtigtes Verhalten und kein Fehler.

Direkt im PDF unterschreiben

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Eine offene Signaturanfrage. Sie benötigen den geschützten Link aus Ihrer E-Mail. Ein Paperplane-Konto brauchen Sie nicht.
Ein Gerät mit Maus, Touchscreen oder Trackpad zum Zeichnen – oder alternativ eine Bilddatei Ihrer Unterschrift zum Hochladen.
Zugriff auf das Postfach, an das die Anfrage gesendet wurde, da Sie diese E-Mail-Adresse vor dem Unterschreiben mit einem Einmalcode bestätigen.

Schritte

Öffnen Sie den geschützten Signaturlink aus Ihrer E-Mail.
Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse mit dem Einmalcode, den Paperplane Ihnen sendet. Siehe Geschützten Signaturlink per E-Mail bestätigen.
Prüfen Sie das PDF, das Sie unterschreiben sollen. Sie können es vorher auch herunterladen.
Wählen Sie unter Direkt im Dokument unterschreiben die Option Signatur-Editor öffnen.
Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit Maus oder Finger, oder laden Sie stattdessen ein Bild Ihrer Unterschrift hoch.
Ziehen Sie die Unterschrift an die passende Stelle auf der Seite und passen Sie die Größe über die Ecke an. Paperplane ergänzt Ihre E-Mail-Adresse und beim Absenden den Zeitpunkt der Unterschrift.
Bestätigen Sie, dass es sich um Ihre elektronische Unterschrift handelt, und senden Sie sie ab.

Nach dem Absenden erscheinen das unterschriebene PDF und der Anfragestatus gemeinsam in Paperplane.

Erwartetes Ergebnis

Ihre Unterschrift wird auf dem PDF platziert und an die absendende Person übermittelt, die sie prüft und genehmigt oder ablehnt. Sie erhalten eine E-Mail mit dem Ergebnis. Nach der Genehmigung ist die Anfrage abgeschlossen, das unterschriebene PDF liegt im Archiv der absendenden Person, und Sie können es über Ihren Link herunterladen.

Dokumentenmanagement-Software: Vorteile, Grenzen und wann sie sich lohnt

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Hochladen und Textextraktion sind bei den meisten Dokumentenmanagement-Tools der erste Schritt.

Die wenigsten Menschen wünschen sich morgens „Dokumentenmanagement-Software“. Sie wollen einfach den Mietvertrag, die Garantie oder die Rechnung vom letzten Jahr wiederfinden – und scheitern dann an einer E-Mail-Suche, die nichts Brauchbares liefert. Genau für diesen Moment gibt es Dokumentenmanagement-Software. Ob sich die Einführung lohnt, hängt weniger vom Werbetext ab als davon, wie sich Ihre Dokumente heute tatsächlich verhalten.

Dokument sicher freigeben

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Dokument, das bereits in Ihrem Archiv liegt. Siehe Erste Dokumente hochladen.
Ein kostenpflichtiger Tarif oder ein kostenloser Arbeitsbereich innerhalb der 30-tägigen Testphase der Premium-Funktionen – Freigaben sind eine Premium-Funktion.
Die E-Mail-Adresse der Person, mit der Sie das Dokument teilen möchten, falls Sie den Link auf bestimmte Empfängerinnen und Empfänger beschränken wollen.

Schritte

Öffnen Sie Ihr Archiv und suchen Sie das gewünschte Dokument – nutzen Sie bei Bedarf die Schnellsuche.
Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf „Teilen“. Einen ganzen Ordner geben Sie auf dieselbe Weise frei.
Legen Sie fest, wer den Link öffnen darf:
- Jeder mit dem Link – optional mit einem Passwort geschützt.
- Spezifische E-Mail-Empfänger – jede Empfängerin und jeder Empfänger bestätigt die eigene E-Mail-Adresse mit einem Einmalcode, bevor sich das Dokument öffnet.
- Personen in diesem Arbeitsbereich – nur angemeldete Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs.
Klicken Sie auf „Link erstellen“. Paperplane erzeugt einen Link mit reinem Lesezugriff, statt die Datei als E-Mail-Anhang zu versenden. Kopieren Sie ihn sofort – der vollständige Link wird nur einmal angezeigt. Bei bestimmten Empfängern können Sie den Link zusätzlich direkt von Paperplane per E-Mail versenden lassen.
Verwalten Sie die Freigabe im Nachhinein: Der Freigabedialog listet alle bestehenden Links mit Zugriffsart und Empfängern auf, und Sie können jeden Link dort widerrufen.

Eine Freigabe erzeugt einen geschützten Link zum Dokument, statt es als E-Mail-Anhang zu versenden.

Erwartetes Ergebnis

Die empfangende Person kann das Dokument über den geschützten Link ansehen – bei „Jeder mit dem Link“ und „Spezifische E-Mail-Empfänger“ ohne Paperplane-Konto. Der Link erlaubt nur Lesezugriff, das Originaldokument bleibt in Ihrem Archiv, und der Link bleibt gültig, bis Sie ihn widerrufen.

Dokumente mit Schnellsuche finden

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Arbeitsbereich mit Dokumenten, deren Hintergrundverarbeitung abgeschlossen ist. Siehe Erste Dokumente hochladen.

Schritte

Öffnen Sie die Schnellsuche: Klicken Sie in das Suchfeld oder drücken Sie an beliebiger Stelle der Anwendung zweimal die Umschalttaste.
Geben Sie ein Wort oder eine Wortfolge ein – einen Dateinamen, einen Betrag, einen Firmennamen oder einen beliebigen Begriff, den Sie im Dokument selbst erwarten.
Sehen Sie sich die Ergebnisse an. Die Schnellsuche durchsucht sowohl Dateinamen als auch den von Paperplane extrahierten Text jedes Dokuments, einschließlich des per OCR erkannten Texts aus Scans auf Deutsch und Englisch – ein Begriff in einer gescannten Rechnung oder einem Vertrag kann also auch dann gefunden werden, wenn er nicht im Dateinamen vorkommt. Sie kombiniert exakte Stichworttreffer mit Treffern nach Bedeutung, sodass auch verwandte Formulierungen zu einem Dokument führen können.
Öffnen Sie ein Ergebnis, um das Dokument anzusehen, oder verfeinern Sie Ihre Suchbegriffe, wenn Sie zu viele oder zu wenige Treffer erhalten.

Die Schnellsuche durchsucht Dateinamen und extrahierten Dokumenttext im gesamten Archiv.

Erwartetes Ergebnis

Sie erhalten eine Liste von Dokumenten, deren Dateiname oder extrahierter Text zu Ihrem Suchbegriff passt – über alle Ordner hinweg, auf die Sie Zugriff haben.

Dropbox verbinden und importieren

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten. Der Import aus Dropbox ist in jedem Tarif enthalten, auch in Free.
Ein Dropbox-Konto mit Zugriff auf die Dateien, die Sie in Paperplane übernehmen möchten.
Falls das Konto zu einem Business-Team gehört, das den Zugriff externer Apps einschränkt: die Berechtigung, Paperplane Zugriff zu gewähren.

Schritte

Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
Wählen Sie Dropbox, vergeben Sie einen Namen für die Anbindung und klicken Sie auf „Weiter zu Dropbox“.
Paperplane leitet Sie zur eigenen Anmelde- und Zustimmungsseite von Dropbox weiter. Melden Sie sich mit dem Dropbox-Konto an, das die gewünschten Dateien enthält.
Prüfen Sie die von Dropbox angezeigten Berechtigungen und bestätigen Sie den Zugriff. Sie autorisieren Paperplane über den Ablauf von Dropbox – Ihr Dropbox-Passwort geben Sie dabei nie in Paperplane selbst ein.
Sobald Dropbox Sie zu Paperplane zurückführt, ist die Verbindung aktiv. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen Sie ihn aus, um den Import zu starten; siehe Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.

Screenshot ausständig Der Dropbox-Anbindungsbildschirm im Integrationsbereich von Paperplane mit der Schaltfläche zum Verbinden vor der Autorisierung.

Erwartetes Ergebnis

Ihr Dropbox-Konto erscheint in Paperplane als Anbindung. Sobald Sie einen Ordner wählen, führt Paperplane einen einmaligen Import durch: Unterstützte Dateien aus diesem Ordner und seinen Unterordnern werden in einen Ordner übernommen, den Paperplane für diese Anbindung anlegt, und sind dort neben direkt hochgeladenen Dokumenten durchsuchbar. Es handelt sich nicht um eine laufende Synchronisierung – Dateien, die später in Dropbox hinzukommen, werden nicht automatisch übernommen. Um weitere Inhalte zu importieren, öffnen Sie die Anbindung und importieren dort einen weiteren Ordner.

Eine praktische DSGVO-Checkliste für die Dokumentenverwaltung im Unternehmen

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Kontrollierte Freigabelinks sind ein kleiner, konkreter Baustein eines größeren DSGVO-bewussten Dokumenten-Workflows.

DSGVO-Konformität ist kein Kästchen, das man einmal abhakt. Es ist eine laufende Gewohnheit im Umgang damit, wie personenbezogene Daten – auch solche, die in ganz gewöhnlichen Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Verträgen oder Personalunterlagen auftauchen – erfasst, gespeichert, weitergegeben und schließlich gelöscht werden. Diese Checkliste behandelt die dokumentenbezogene Seite dieser Arbeit: die praktischen Fragen, die sich für Ihr tägliches Archiv lohnen – unabhängig von einer bestimmten Software.

E-Mail und Cloud-Speicher sind kein Archiv

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Aus einem Laufwerk zu importieren ist nicht dasselbe wie ein Archiv zu haben – es ist eine Quelle unter mehreren.

Fragen Sie die meisten kleinen Unternehmen, wo ihre Dokumente liegen, und die ehrliche Antwort lautet: überall. Ein Vertrag steckt in einem E-Mail-Verlauf aus 2022. Die unterschriebene Version liegt auf dem Google Drive einer bestimmten Person. Die Rechnung zum selben Projekt liegt in Dropbox, weitergeleitet von der Steuerberatung. Ein zugehöriges PDF liegt im Downloads-Ordner, weil es jemand einmal geöffnet und nie richtig abgelegt hat. Nichts davon ist ungewöhnlich. Es ist aber auch kein Archiv – es ist einfach der angesammelte Bodensatz erledigter Arbeit.

Effektive Archivfragen formulieren

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Sie wissen bereits, wie Sie dem Archiv eine Frage stellen – siehe Dem Archiv eine Frage stellen.
Mindestens ein verarbeitetes Dokument in Ihrem Archiv, zu dem Sie eine Frage stellen möchten.

Schritte

Stellen Sie jeweils eine Frage zu einem Dokument oder Thema, statt mehrere voneinander unabhängige Fragen in einer Nachricht zu kombinieren.
Formulieren Sie konkret, was Sie wissen möchten, statt nach einer allgemeinen Zusammenfassung zu fragen. „Was steht im Mietvertrag zur Kündigungsfrist?“ funktioniert besser als „Erzähl mir etwas über den Mietvertrag.“
Nennen Sie das Dokument oder ein unterscheidendes Detail, wenn Sie es kennen, zum Beispiel „die Rechnung von Elektro Huber vom März“ statt nur „die Rechnung“.
Stellen Sie pro Nachricht eine klare Frage. Haben Sie eine weitere Frage, senden Sie diese als Rückfrage, statt mehrere Fragen aneinanderzureihen.
Meldet die Antwort, dass keine Belege gefunden wurden, formulieren Sie die Frage mit anderen Worten neu – das Archiv kann die Information unter einer anderen Bezeichnung enthalten.
Bleibt es auch nach dem Umformulieren bei keinen Belegen, prüfen Sie, ob das Dokument tatsächlich hochgeladen oder importiert wurde und bereits verarbeitet ist – siehe Indexierung, Verfügbarkeit und Tariflimits.
Für Summen oder Zählungen über viele Dokumente hinweg nutzen Sie die Schnellsuche oder Ihre eigenen Unterlagen – die Archivsuche ist nicht dafür gedacht, erschöpfende Zählungen über das gesamte Archiv zu liefern.

Screenshot ausständig Das Eingabefeld der KI-Archivsuche mit einer konkreten, gut formulierten Frage und der dazu passenden, belegten Antwort.

Erwartetes Ergebnis

Präzisere, besser belegte Antworten mit klaren Quellenverweisen und weniger Antworten ohne Belege, die durch vage oder zu weit gefasste Formulierungen entstehen.

Eingereichte Signaturen prüfen und verwalten

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Eine von Ihnen gesendete Signaturanfrage mit einer Übermittlung, die geprüft werden muss, oder eine Anfrage, die Sie widerrufen oder deren Ergebnis Sie herunterladen möchten.
Zugriff auf Unterschriften in Ihrem Arbeitsbereich.

Schritte

Öffnen Sie Unterschriften und suchen Sie die Anfrage. Paperplane benachrichtigt Sie außerdem, sobald eine empfangende Person eine Unterschrift übermittelt.
Prüfen Sie den Status: offen, wartet auf Prüfung, abgeschlossen, abgelehnt, abgelaufen oder widerrufen.
Öffnen Sie eine Anfrage, die auf Prüfung wartet. Übermittlungen durch direktes Unterschreiben oder durch Hochladen eines unterschriebenen PDFs erfordern immer Ihre Prüfung. Laden Sie die Übermittlung herunter und vergleichen Sie das unterschriebene Ergebnis mit dem Originaldokument.
Genehmigen Sie die Übermittlung, wenn sie korrekt ist: Geben Sie den Dateinamen ein, wählen Sie den Zielordner und bestätigen Sie mit Genehmigen und archivieren. Das unterschriebene PDF wird als neues Dokument in Ihrem Archiv gespeichert, die Anfrage wechselt auf abgeschlossen, und die empfangende Person erhält eine E-Mail mit dem Ergebnis.
Lehnen Sie die Übermittlung ab, wenn sie nicht akzeptabel ist: Wählen Sie Dauerhaft ablehnen und geben Sie eine Begründung ein, die Paperplane der empfangenden Person per E-Mail sendet. Eine abgelehnte Anfrage kann nicht erneut unterschrieben werden – senden Sie eine neue Anfrage, wenn die Person es noch einmal versuchen soll.
Wählen Sie Link widerrufen, wenn die empfangende Person den Link nicht mehr verwenden soll. Das ist jederzeit möglich, solange die Anfrage nicht abgeschlossen ist; eine noch auf Prüfung wartende Übermittlung wird dabei verworfen.
Wählen Sie bei einer abgeschlossenen Anfrage Signiertes PDF öffnen oder suchen Sie das unterschriebene PDF im gewählten Ordner, und laden Sie es wie jedes andere Dokument herunter. Die empfangende Person kann das genehmigte, unterschriebene PDF über ihren Link herunterladen.

Erwartetes Ergebnis

Jede Übermittlung, die eine Prüfung erfordert, endet entweder in einer genehmigten, abgeschlossenen Anfrage mit dem unterschriebenen PDF in Ihrem Archiv oder in einer abgelehnten Anfrage. Anfragen, die Sie vor Abschluss widerrufen, akzeptieren keine weiteren Aktionen der empfangenden Person mehr.

Erste Dokumente hochladen

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Arbeitsbereich mit aktivem Tarif. Siehe Arbeitsbereich erstellen und Tarif wählen.
Dokumente auf Ihrem Gerät – PDFs, Scans, Fotos oder gängige Office-Dateien.
Ausreichend Spielraum im Dokumentenlimit Ihres Tarifs; die Seitenleiste zeigt, wie viele Dokumente Sie nutzen, und die Preisseite nennt das Limit jedes Tarifs.

Schritte

Öffnen Sie Ihr Archiv und wechseln Sie in den Ordner, in dem die Dokumente liegen sollen.
Ziehen Sie Dateien auf die Seite oder wählen Sie „Hochladen“ und dann Dateien von Ihrem Gerät. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen – Rechnungen, Verträge, Korrespondenz oder jedes andere Dokument, das ins Archiv soll. ZIP-Archive werden entpackt, sodass ihr Inhalt als einzelne Dokumente ankommt.
Bestätigen Sie den Upload. Paperplane beginnt sofort damit, die Dateien ins Archiv zu übernehmen.
Warten Sie, während Paperplane jedes Dokument im Hintergrund verarbeitet: Der Text wird extrahiert (bei Scans und Fotos per OCR, auf Deutsch und Englisch), und Metadaten wie Rechnungsnummer, UID-Nummer, Dokumentdatum, Betrag in Euro und Sprache werden jeweils mit einem Konfidenzwert erkannt.
Prüfen Sie die Archivansicht – neu hochgeladene Dokumente zeigen einen Verarbeitungsstatus, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist. Schlagwörter und Notizen können Sie jedem Dokument selbst hinzufügen.

Hochgeladene Dokumente werden im Hintergrund verarbeitet und dadurch automatisch durchsuchbar.

Erwartetes Ergebnis

Ihre Dokumente erscheinen im Archiv. Sobald die Hintergrundverarbeitung abgeschlossen ist, sind Dateiname und extrahierter Text jedes Dokuments über die Schnellsuche auffindbar, und der Inhalt steht auch der KI-Archivsuche zur Verfügung.

Geschützten Signaturlink per E-Mail bestätigen

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Eine E-Mail zur Signaturanfrage mit einem geschützten Link, gesendet an die von der absendenden Person eingegebene Adresse.
Zugriff auf dieses Postfach, da der Einmalcode dorthin gesendet wird.

Schritte

Öffnen Sie den geschützten Signaturlink aus der erhaltenen E-Mail.
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Anfrage gesendet wurde, und wählen Sie Code senden.
Prüfen Sie Ihr Postfach auf einen sechsstelligen Einmalcode von Paperplane.
Geben Sie den Code ein und wählen Sie Code überprüfen.
Fahren Sie nach erfolgreicher Bestätigung mit dem Dokument fort.

Erwartetes Ergebnis

Sie gelangen zur Signaturanfrage selbst – dem Ausgangs-PDF, der Frist und den verfügbaren Unterschriftswegen. Die Bestätigung stellt sicher, dass Sie die vorgesehene empfangende Person sind, bevor Dokumentinhalte angezeigt werden.

Gmail verbinden und abrufen

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten.
Ein kostenpflichtiger Tarif oder ein kostenloser Arbeitsbereich innerhalb der 30-tägigen Testphase der Premium-Funktionen – E-Mail-Integrationen sind eine Premium-Funktion.
Ein Gmail-Konto, in dem die Rechnungen, Verträge oder sonstigen Dokumente eingehen, die Sie in Ihrem Archiv haben möchten.
Falls das Konto zu einer Organisation gehört, die den Zugriff externer Apps einschränkt: die Berechtigung, Paperplane Zugriff zu gewähren.

Schritte

Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
Wählen Sie Gmail, vergeben Sie einen Namen für die Anbindung und klicken Sie auf „Weiter zu Gmail“.
Paperplane leitet Sie zur eigenen Anmelde- und Zustimmungsseite von Google weiter – demselben Ablauf, der auch für Google Drive verwendet wird. Melden Sie sich mit dem gewünschten Gmail-Konto an.
Prüfen Sie die von Google angezeigten Berechtigungen und bestätigen Sie den Zugriff. Sie autorisieren Paperplane über den Ablauf von Google – Ihr Gmail-Passwort geben Sie dabei nie in Paperplane selbst ein.
Sobald Google Sie zu Paperplane zurückführt, schließen Sie die Einrichtung ab: Legen Sie fest, ab welchem Datum Nachrichten importiert werden, wie oft abgerufen wird (alle 15 Minuten, stündlich, alle 6 Stunden, alle 12 Stunden oder täglich) und welche Dateitypen von Anhängen übernommen werden. Klicken Sie anschließend auf „Aktivieren Sie die Gmail-Synchronisierung“. Details zu Dateitypen und Auftragsergebnissen finden Sie unter Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.

Screenshot ausständig Der Gmail-Anbindungsbildschirm im Integrationsbereich von Paperplane mit der Schaltfläche zum Verbinden vor der Google-Anmeldung.

Erwartetes Ergebnis

Ihr Gmail-Konto erscheint in Paperplane als Anbindung. Anders als bei den Speicheranbindungen arbeitet Gmail mit Nachrichten statt mit einer Ordnerstruktur und läuft dauerhaft weiter: Der erste Abruf übernimmt Anhänge aus Nachrichten ab dem gewählten Datum, jeder weitere Abruf im festgelegten Intervall übernimmt Anhänge aus neuen Nachrichten. Nur Anhänge in den ausgewählten Dateitypen werden zu Dokumenten; jedes behält Angaben zur ursprünglichen Nachricht, etwa Absender, Betreff und Datum. Sie sind neben direkt hochgeladenen Dokumenten durchsuchbar.

Google Drive verbinden und importieren

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten. Der Import aus Google Drive ist in jedem Tarif enthalten, auch in Free.
Ein Google-Konto mit Zugriff auf die Drive-Dateien, die Sie in Paperplane übernehmen möchten.
Falls das Konto zu einer Organisation gehört, die den Zugriff externer Apps einschränkt: die Berechtigung, Paperplane Zugriff zu gewähren.

Schritte

Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
Wählen Sie Google Drive, vergeben Sie einen Namen für die Anbindung und klicken Sie auf „Weiter zu Google Drive“.
Paperplane leitet Sie zur eigenen Anmelde- und Zustimmungsseite von Google weiter. Melden Sie sich mit dem Google-Konto an, das die gewünschten Dateien enthält.
Prüfen Sie die von Google angezeigten Berechtigungen und bestätigen Sie den Zugriff. Sie autorisieren Paperplane über den Ablauf von Google – Ihr Google-Passwort geben Sie dabei nie in Paperplane selbst ein.
Sobald Google Sie zu Paperplane zurückführt, ist die Verbindung aktiv. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen Sie ihn aus, um den Import zu starten; siehe Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.

Google Drive wird über die eigene Anmeldeseite von Google verbunden – Ihr Google-Passwort erreicht Paperplane nie.

Erwartetes Ergebnis

Ihr Google-Drive-Konto erscheint in Paperplane als Anbindung. Sobald Sie einen Ordner wählen, führt Paperplane einen einmaligen Import durch: Unterstützte Dateien aus diesem Ordner und seinen Unterordnern werden in einen Ordner übernommen, den Paperplane für diese Anbindung anlegt, und sind dort neben direkt hochgeladenen Dokumenten durchsuchbar. Es handelt sich nicht um eine laufende Synchronisierung – Dateien, die später in Google Drive hinzukommen, werden nicht automatisch übernommen. Um weitere Inhalte zu importieren, öffnen Sie die Anbindung und importieren dort einen weiteren Ordner.

IMAP-Postfach verbinden

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten.
Ein kostenpflichtiger Tarif oder ein kostenloser Arbeitsbereich innerhalb der 30-tägigen Testphase der Premium-Funktionen – E-Mail-Integrationen sind eine Premium-Funktion.
Ein IMAP-fähiges Postfach – das funktioniert auch bei Anbietern außer Gmail, solange sie IMAP-Zugriff unterstützen.
Host und Port des IMAP-Servers Ihres Postfachs sowie Benutzername und Passwort (oder ein anwendungsspezifisches Passwort, falls Ihr Anbieter das für externe Mail-Clients verlangt).

Schritte

Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
Wählen Sie IMAP-Postfach und vergeben Sie einen Namen für die Anbindung.
Geben Sie Host und Port ein, die Ihr Anbieter für den IMAP-Zugriff angibt.
Geben Sie Benutzername und Passwort (oder anwendungsspezifisches Passwort) für Ihr Postfach ein.
Legen Sie fest, ab welchem Datum Nachrichten importiert werden, wie oft abgerufen wird (alle 15 Minuten, stündlich, alle 6 Stunden, alle 12 Stunden oder täglich) und welche Dateitypen von Anhängen übernommen werden.
Klicken Sie auf „Testen Sie das Postfach und starten Sie die Synchronisierung“. Paperplane meldet sich mit den angegebenen Daten am Postfach an und startet den ersten Abruf. Details zu Dateitypen und Auftragsergebnissen finden Sie unter Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.

Screenshot ausständig Das IMAP-Anbindungsformular im Integrationsbereich von Paperplane mit Feldern für Host, Port, Benutzername, Passwort, Startdatum, Synchronisierungsintervall und Dateitypen.

Erwartetes Ergebnis

Ihr Postfach erscheint in Paperplane als Anbindung. Wie bei Gmail läuft eine IMAP-Anbindung dauerhaft weiter: Der erste Abruf übernimmt Anhänge aus Nachrichten ab dem gewählten Datum, jeder weitere Abruf im festgelegten Intervall übernimmt Anhänge aus neuen Nachrichten. Nur Anhänge in den ausgewählten Dateitypen werden zu Dokumenten; jedes behält Angaben zur ursprünglichen Nachricht, etwa Absender, Betreff und Datum. Sie sind neben direkt hochgeladenen Dokumenten durchsuchbar.

Indexierung, Verfügbarkeit und Tariflimits

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Paperplane-Arbeitsbereich in einem beliebigen Tarif, kostenlos oder kostenpflichtig.
Direkt hochgeladene oder über ein verbundenes E-Mail-Konto bzw. einen Cloud-Speicher importierte Dokumente.

Schritte

Laden Sie ein Dokument direkt hoch, oder übernehmen Sie Dokumente über eine Integration: Gmail-, Outlook- und IMAP-Postfächer werden regelmäßig abgerufen, Google Drive, SharePoint, Dropbox und Dateiserver (FTP, FTPS oder SFTP) werden einmalig pro ausgewähltem Ordner importiert.
Geben Sie nach dem Hochladen oder Importieren etwas Zeit für die Hintergrundverarbeitung – Paperplane extrahiert den Text (bei gescannten Dokumenten per Texterkennung auf Deutsch und Englisch), zerlegt ihn in seitenbezogene Textabschnitte und indexiert diese, bevor das Dokument über die KI-Archivsuche durchsuchbar ist.
Stellen Sie Ihre Frage, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Direkt hochgeladene und über Integrationen importierte Dokumente werden gemeinsam im selben Archiv durchsucht – es gibt keinen getrennten Index pro Quelle.
Bei Fragen mit einer konkreten, auffindbaren Antwort – einer Klausel, einem Betrag, einem Datum, einer Bedingung – erhalten Sie eine belegte Antwort mit Quellenverweisen, sobald das betreffende Dokument indexiert ist.
Für Fragen nach Summen oder Zählungen über das gesamte Archiv, etwa „Wie viele Rechnungen haben wir insgesamt“, nutzen Sie stattdessen die Schnellsuche oder Ihre eigenen Unterlagen. Die Archivsuche arbeitet mit einer begrenzten Auswahl relevanter Textstellen und durchsucht nicht jedes Dokument im Archiv deterministisch, um eine Zählung zu erstellen.
Behalten Sie Ihre monatliche Nutzung im Blick: Das Fenster der KI-Archivsuche zeigt, wie viele Fragen Ihnen in diesem Monat noch bleiben. Jede Person hat ein eigenes monatliches Kontingent, das vom Tarif des Arbeitsbereichs abhängt – die aktuellen Kontingente finden Sie auf der Preisseite.
Benötigen Sie mehr Fragen, wechseln Sie mit dem Arbeitsbereich vom Free-Tarif in einen kostenpflichtigen Tarif, der ein größeres Kontingent pro Person enthält, oder warten Sie auf die Zurücksetzung zu Beginn des nächsten Kalendermonats.

Screenshot ausständig Die Tarifübersicht mit dem monatlichen KI-Archivfragen-Kontingent pro Person für jeden Tarif.

Erwartetes Ergebnis

Neu hochgeladene oder importierte Dokumente sind kurze Zeit nach Abschluss der Verarbeitung über die KI-Archivsuche durchsuchbar. Jeder Tarif umfasst ein monatliches Kontingent an KI-Archivfragen pro Person. Konkrete, inhaltsbezogene Fragen erhalten belegte Antworten; erschöpfende Zählungen und Summen über das gesamte Archiv liegen außerhalb dessen, wofür die Archivsuche ausgelegt ist.

Ordner und Dateitypen wählen, Import starten

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Dieser Artikel gilt für alle Paperplane-Anbindungen – Google Drive, SharePoint, Dropbox, Dateiserver (FTP, FTPS, SFTP), Gmail, Outlook und IMAP-Postfächer. Die Anbindungen arbeiten auf zwei Arten:

Google Drive, SharePoint, Dropbox und Dateiserver führen einmalige Ordnerimporte durch. Sie wählen eine Dokumentbibliothek oder einen Ordner, und Paperplane übernimmt dessen unterstützte Dateien einmalig. Diese Anbindungen sind in jedem Tarif enthalten, auch in Free.
Gmail-, Outlook- und IMAP-Postfächer werden nach Zeitplan abgerufen. Sie legen ein Startdatum, ein Abrufintervall und die Dateitypen der Anhänge fest, und Paperplane übernimmt laufend Anhänge aus neuen Nachrichten. E-Mail-Integrationen sind eine Premium-Funktion und stehen in kostenpflichtigen Tarifen sowie während der 30-tägigen Testphase eines kostenlosen Arbeitsbereichs zur Verfügung.

Voraussetzungen

Die Rolle Administrator in Ihrem Arbeitsbereich – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten und Importe starten.
Mindestens eine bereits verbundene Anbindung. Siehe die Einrichtungsartikel zu Google Drive, SharePoint, Dropbox, Gmail, Outlook, IMAP oder Dateiserver/SFTP.
Eine Vorstellung davon, welche Ordner, Postfächer und Dateitypen wirklich relevant sind – ein Import ohne Einschränkung kann mehr übernehmen, als Sie tatsächlich benötigen, und jede importierte Datei zählt zum Dokumentenlimit Ihres Tarifs.

Schritte

Öffnen Sie die Anbindung auf der Seite Integrationen.
Bei Google Drive, SharePoint, Dropbox und Dateiservern: Navigieren Sie zur gewünschten Dokumentbibliothek oder zum Ordner und wählen Sie sie bzw. ihn aus, um die Inhalte samt Unterordnern zu importieren, oder importieren Sie den Kontostammordner. Der Import startet sofort. Paperplane übernimmt die unterstützten Dateitypen – PDF, Word, Excel, PowerPoint, PNG, JPEG, TIFF, HEIC/HEIF-Bilder, reinen Text, Markdown und CSV – und überspringt alles andere.
Bei Gmail, Outlook und IMAP: Legen Sie fest, ab welchem Datum Nachrichten importiert werden, wie oft abgerufen wird (alle 15 Minuten, stündlich, alle 6 Stunden, alle 12 Stunden oder täglich) und welche Anhangformate übernommen werden. Mindestens ein Dateityp ist erforderlich. Starten Sie anschließend den Abruf; der erste Abruf beginnt sofort.
Verfolgen Sie den Fortschritt auf der Karte der Anbindung: Sie zeigt den Status des letzten Auftrags und den Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Durchlaufs.
Öffnen Sie nach Abschluss eines Auftrags die Details der Anbindung und prüfen Sie den Auftragsverlauf. Er zeigt für jeden Auftrag, wie viele Dateien oder Anhänge gefunden, importiert, übersprungen und fehlgeschlagen sind.
Um aus einem Cloud-Speicher oder von einem Dateiserver weitere Inhalte zu übernehmen, öffnen Sie die Anbindung und importieren dort einen weiteren Ordner. Bei Gmail, Outlook und IMAP können Sie das „Synchronisierungsintervall“ und die Dateitypen jederzeit in den Einstellungen der Anbindung ändern.

Screenshot ausständig Der Detaildialog einer Anbindung mit dem Ordner-Explorer und einer Schaltfläche zum Importieren, gefolgt von der Tabelle des Auftragsverlaufs mit gefundenen, importierten, übersprungenen und fehlgeschlagenen Einträgen.

Erwartetes Ergebnis

Importierte Dateien und Anhänge landen in einem Ordner, den Paperplane für jede Anbindung anlegt; bei Importen aus Cloud-Speichern und von Dateiservern bleibt die Unterordnerstruktur erhalten. Sie sind sowohl über die Schnellsuche als auch über die KI-Archivsuche durchsuchbar – genau wie direkt hochgeladene Dokumente. Der Auftragsverlauf dokumentiert, was bei jedem Durchlauf passiert ist. Importe aus Cloud-Speichern und von Dateiservern laufen einmal pro gewähltem Ordner; Gmail-, Outlook- und IMAP-Anbindungen rufen neue Nachrichten laufend nach Zeitplan ab, und bereits importierte Dateien werden nicht erneut übernommen.

Probleme mit Signaturlinks lösen

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Die betreffende Signaturanfrage, entweder als absendende Person (unter Unterschriften in Paperplane) oder als empfangende Person (über Ihren E-Mail-Link).
Als empfangende Person: die auf der Signaturseite angezeigte Frist. Jede Anfrage kann ab dem Versand 30 Tage lang unterschrieben werden.

Schritte

Öffnen Sie die Anfrage und prüfen Sie zuerst den Status – er bestimmt, ob und welche weiteren Schritte möglich sind.
Sieht die absendende Person den Status abgelaufen oder die empfangende Person den Hinweis, dass die Frist verstrichen ist, sind die 30 Tage abgelaufen, bevor unterschrieben wurde. Als absendende Person erstellen Sie eine neue Signaturanfrage, die wieder 30 Tage gilt. Als empfangende Person bitten Sie die absendende Person, eine neue Anfrage zu senden.
Sieht die absendende Person den Status widerrufen, hat sie den Link vor Abschluss der Anfrage widerrufen. Die empfangende Person sieht dann, dass der Link nicht verfügbar ist. Kontaktieren Sie als empfangende Person die absendende Person, falls Sie noch unterschreiben sollen – nur sie kann eine neue Anfrage senden.
Sieht die absendende Person den Status abgelehnt, hat sie die Übermittlung endgültig abgelehnt, und die Begründung wurde der empfangenden Person per E-Mail zugesandt. Die Anfrage kann nicht erneut unterschrieben werden; die absendende Person muss eine neue senden.
Meldet die Seite den Link aus einem anderen Grund als nicht verfügbar, wurde die Anfrage möglicherweise widerrufen, das Dokument gelöscht oder der Link unvollständig kopiert. Verwenden Sie den vollständigen Link aus der ursprünglichen E-Mail.
Löst keiner dieser Schritte das Problem, sollte die absendende Person den Status der Anfrage unter Unterschriften prüfen und bei Bedarf eine neue Anfrage senden.

Erwartetes Ergebnis

Sie verstehen, warum die Anfrage nicht mehr funktioniert, und kennen den konkreten nächsten Schritt: erneut über den ursprünglichen Link versuchen oder eine neue Anfrage von der absendenden Person anfordern. Eine abgelaufene, widerrufene oder abgelehnte Anfrage lässt sich in diesem Zustand nicht abschließen – dafür ist eine neue Anfrage nötig.

Quellenverweise lesen und öffnen

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Sie haben dem Archiv bereits eine Frage gestellt und eine Antwort erhalten – siehe Dem Archiv eine Frage stellen.
Das zitierte Dokument befindet sich weiterhin in Ihrem Archiv.

Schritte

Suchen Sie unterhalb der Antwort nach den Quellenverweisen. Jeder trägt eine Nummer wie [1] und nennt das Dokument; im Fenster Archiv fragen zeigt er zusätzlich die Seite oder Seiten und einen kurzen Auszug der Textstelle.
Wählen Sie einen Quellenverweis aus, um das zugehörige Dokument zu öffnen.
Gehen Sie zu der im Verweis genannten Seite, sofern eine angezeigt wird, um die Textstelle hinter der Antwort direkt zu finden, ohne das gesamte Dokument selbst durchsuchen zu müssen.
Vergleichen Sie diese Textstelle mit der Antwort, um zu prüfen, ob sie diese tatsächlich stützt.
Beruht die Antwort auf mehreren Dokumenten, öffnen Sie jeden Quellenverweis einzeln.
Kehren Sie zur Antwort zurück, um Ihre ursprüngliche Frage fortzusetzen oder eine Rückfrage zu stellen.

Jeder Quellenverweis führt zurück zu einem echten Dokument und zur Stelle, aus der die Antwort stammt.

Erwartetes Ergebnis

Das zitierte Dokument wird geöffnet, und die im Verweis genannte Seite zeigt Ihnen, wo Sie suchen müssen. Jeder Quellenverweis verweist tatsächlich auf eine Textstelle, die Paperplane wirklich aus Ihrem Archiv herangezogen hat – Antworten, die etwas anderes zitieren würden, werden vor der Anzeige zurückgewiesen. Sie können sich also darauf verlassen, dass ein verlinkter Verweis echt ist, und ihn im Kontext prüfen.

Signaturanfrage erstellen und senden

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Voraussetzungen

Ein Arbeitsbereich in einem kostenpflichtigen Tarif oder ein kostenloser Arbeitsbereich während seiner 30-tägigen Testphase der Premium-Funktionen – Signaturen sind eine Premium-Funktion.
Das PDF, das unterschrieben werden soll, bereits in Ihrem Archiv und fertig verarbeitet. Falls Sie es noch nicht hochgeladen haben, lesen Sie die Hilfeartikel unter Erste Schritte.
Die E-Mail-Adresse, mit der die empfangende Person den Signaturlink öffnen wird. Die empfangende Person benötigt kein Paperplane-Konto.

Schritte

Öffnen Sie das PDF in Ihrem Archiv, das unterschrieben werden soll.
Wählen Sie am Dokument Unterschrift anfordern.
Geben Sie die E-Mail-Adresse der empfangenden Person ein. Jede Anfrage geht an genau eine Person; bei mehreren Unterzeichnenden erstellen Sie für jede Person eine eigene Anfrage.
Wählen Sie Signaturanfrage senden. Eine Frist legen Sie nicht selbst fest: Jede Anfrage kann ab dem Versand 30 Tage lang unterschrieben werden.
Paperplane sendet der empfangenden Person per E-Mail einen geschützten Signaturlink. Der Dialog zeigt den vollständigen Link außerdem einmalig an, damit Sie ihn kopieren können – danach wird er nicht mehr angezeigt.
Die Anfrage erscheint unter Unterschriften mit dem Status offen.

Screenshot ausständig Der Dialog zur Signaturanfrage mit eingetragener E-Mail-Adresse der empfangenden Person.

Erwartetes Ergebnis

Die empfangende Person erhält eine E-Mail mit einem geschützten Link zum Dokument. Unter Unterschriften sehen Sie die Anfrage als offen und können den Fortschritt verfolgen, während die empfangende Person ihre E-Mail-Adresse bestätigt, unterschreibt und – bei einer einfachen Signatur oder einem hochgeladenen, unterschriebenen PDF – auf Ihre Prüfung wartet.

Von der Stichwortsuche zur Archivfrage: KI nutzen, ohne die Quelle zu verlieren

Wed, 19 Aug 2026 00:00:00 +0000

Die KI-Archivsuche beantwortet eine Frage und verweist zurück auf das Dokument, aus dem sie stammt.

Seit zwanzig Jahren bedeutet „Dokumente durchsuchen“ im Grunde eines: ein Wort eintippen, an das man sich erinnert, und hoffen, dass es im Dateinamen oder im sichtbaren Text vorkommt. Das funktioniert, solange man sich an das richtige Wort erinnert. Es scheitert in dem Moment, in dem das nicht der Fall ist – wenn man sich an den Inhalt eines Dokuments erinnert, aber nicht an seinen Titel, oder wenn die gesuchte Antwort über zwei oder drei Dateien verstreut ist, statt in einer einzigen zu stehen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Fassung: 30. Oktober 2026. Diese deutsche Fassung ist maßgeblich. Die AGB gelten für Verträge, die ab dem Versionsdatum geschlossen werden.

1. Anbieter und Geltungsbereich

PaperPlane wird von der code & comments kg, Hörnesgasse 19/16, 1030 Wien, FN 544299s, UID ATU76226549 („wir“) angeboten. Diese AGB gelten für PaperPlane als Software-as-a-Service gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern („Privatkunden“) sowie Personen, die für ein Unternehmen oder eine Organisation handeln („Geschäftskunden“). Einzelvereinbarungen gehen vor.

Auftragsverarbeitungsvereinbarung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung („AVV“) ist Teil der PaperPlane-AGB zwischen dem Geschäftskunden („Verantwortlicher“) und der code & comments kg („Auftragsverarbeiter“). Sie gilt, sobald PaperPlane personenbezogene Daten verarbeitet, deren Zwecke und Mittel der Kunde bestimmt.

1. Weisungen und Umfang

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung, einschließlich Vertrag, Konfiguration und Nutzerhandlungen, sofern keine unions- oder mitgliedstaatliche Pflicht besteht. In diesem Fall informieren wir vorab, soweit das Gesetz dies erlaubt. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, informieren wir unverzüglich und dürfen sie bis zur Klärung aussetzen.

Cookie- und Browser-Speicher-Information

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

PaperPlane verwendet derzeit nur Speicher, der für gewünschte Funktionen erforderlich ist oder eine Nutzereinstellung merkt. Wir setzen aktuell keine Werbe-Cookies oder Website-Analyse ein. Daher wird kein optionales Cookie ohne vorherige Einwilligung gesetzt. Vor einer künftigen Aktivierung optionaler Tracker werden diese Information und die Einwilligungssteuerung angepasst.

Datenexport und Anbieterwechsel

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Während des Vertrags

Originaldokumente und erzeugte signierte Fassungen können einzeln in der Anwendung heruntergeladen werden. Arbeitsbereichsadministratoren können einen Gesamtexport unter hello@codeandcomments.at von ihrer registrierten Adresse mit Arbeitsbereich und gewünschten Datenkategorien anfordern.

Ein Gesamtexport kann Originaldokumente, verfügbare Metadaten, Ordnerstruktur, Notizen, Freigabe-/Signaturnachweise und andere Kundendaten enthalten, soweit dies ohne Offenlegung fremder Geheimnisse, Sicherheitsdaten oder rechtlich gesperrter Datensätze möglich ist. Die Bereitstellung erfolgt in gebräuchlichen maschinenlesbaren Formaten wie Originalformaten, JSON und CSV. Abgeleitete Sicherheitskontrollen, Anbieterzugänge, interne Risikosignale und proprietäre Modellparameter sind keine exportierbaren Kundendaten.

Datenschutzerklärung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Fassung: 30. Oktober 2026. Diese Erklärung gilt für PaperPlane-Website, Anwendung, Support, Abrechnung, Dokumentverarbeitung, Integrationen, Freigaben und Signaturen.

1. Verantwortlicher und Kontakt

code & comments kg
Hörnesgasse 19/16, 1030 Wien, Österreich
E-Mail: hello@codeandcomments.at

Derzeit ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Datenschutzanfragen können an die genannte Adresse gesendet werden. Wird eine Bestellung erforderlich, veröffentlichen wir die gesonderten Kontaktdaten an dieser Stelle.

Dienstleister und Subauftragsverarbeiter

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Dieses Verzeichnis nennt wesentliche PaperPlane-Anbieter. Ein Anbieter ist nur dann Subauftragsverarbeiter, wenn er personenbezogene Daten eines Geschäftskunden in unserem Auftrag verarbeitet. Zahlungs- und vom Nutzer gewählte Quellanbieter können stattdessen aufgrund eigener Pflichten und Verträge selbst Verantwortliche sein.

Subauftragsverarbeiter

Anbieter	Dienst und Daten	Hauptort	Transfergrundlage
Scaleway SAS	Kubernetes, Load Balancing, Registry, PostgreSQL/OpenSearch-Infrastruktur, Objektspeicher, Datenbanksicherungen, Secrets und Transaktions-E-Mail; Konto-, Dokument-, Sicherheits- und Betriebsdaten	EU für Kerndienst/Speicher; Paris, Frankreich (`fr-par`) für E-Mail	EWR-Verarbeitung
OpenAI Ireland Ltd	Konfigurierte Embeddings und KI-Chat; Dokumenttextpassagen, Fragen, ausgewählter Kontext und Ausgabe	Verarbeitung kann Infrastruktur außerhalb des EWR einschließen	Anwendbarer Angemessenheitsmechanismus und/oder EU-Standardvertragsklauseln samt Zusatzmaßnahmen im Anbieter-AVV

OpenAI wird in der aktuellen Produktionskonfiguration für semantische Indexierung und Archivantworten eingesetzt. Kerndateien bleiben im Scaleway-Objektspeicher, relevante extrahierte Texte werden jedoch für die gewählte KI-Funktion übermittelt. Optionale KI-Metadatenextraktion übermittelt begrenzten Text nur bei Aktivierung. Solange diese Konfiguration besteht, darf PaperPlane nicht als Dienst mit uneingeschränkt ausschließlicher EU-Verarbeitung bezeichnet werden.

Freigaben und Signaturen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Teilen ohne Anhang

Statt eine Datei an eine E-Mail anzuhängen, erstellen Sie einen Freigabelink für ein Dokument oder einen ganzen Ordner. Jeder Link hat einen von drei Zugriffsmodi:

Jeder mit dem Link, ohne Paperplane-Konto.
Spezifische E-Mail-Empfänger, die ihre Adresse mit einem Einmalcode bestätigen, bevor sich das Dokument öffnet.
Personen in diesem Arbeitsbereich, für Kolleginnen und Kollegen, die bereits Zugang zu Paperplane haben.

Direkt im PDF unterschreiben

Zeichnen Sie mit Maus oder Finger oder laden Sie eine Signaturgrafik hoch und platzieren Sie sie auf dem PDF. Diese einfache elektronische Signatur funktioniert in jedem aktuellen Browser und passt für alltägliche Dokumente. Nicht jedes Dokument und nicht jedes Rechtsgeschäft akzeptiert eine elektronische Signatur; prüfen Sie daher vorab die Anforderungen für Ihr Dokument.

Ihr Kernarchiv liegt in der EU

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Auf Österreich und die EU ausgerichtet

Die Metadatenerkennung versteht UID-Nummern aus Österreich, Deutschland und der Schweiz sowie Beträge in Euro. Paperplane bietet außerdem einfache elektronische Signaturen.

Abrechnung wie in der EU üblich

Private Tarife werden inklusive Umsatzsteuer angezeigt, Business-Tarife netto; die Umsatzsteuer oder das Reverse-Charge-Verfahren wird angewendet, wo es vorgeschrieben ist. Alle Tarife finden Sie auf der Preisseite.

Impressum

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Angaben gemäß § 5 E-Commerce-Gesetz (ECG), § 14 Unternehmensgesetzbuch (UGB) und § 25 Mediengesetz (MedienG).

Diensteanbieter und Medieninhaber

code & comments kg
Hörnesgasse 19/16
1030 Wien
Österreich

E-Mail: hello@codeandcomments.at
UID-Nummer: ATU76226549
Firmenbuchnummer: FN 544299s
Firmenbuchgericht: Handelsgericht Wien
Rechtsform: Kommanditgesellschaft

Das Unternehmen unterliegt der österreichischen Gewerbeordnung. Zuständige Gewerbebehörde ist das zuständige Magistratische Bezirksamt der Stadt Wien. Es besteht eine Mitgliedschaft bei der Wirtschaftskammer Wien. Die anwendbaren berufsrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Gewerbeordnung, sind im Rechtsinformationssystem des Bundes (öffnet eine externe Seite) abrufbar.

Integrationen für Postfach und Cloud

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Schluss mit Herunterladen und erneutem Hochladen

Wichtige Dokumente kommen selten als direkter Upload: Meist treffen sie als E-Mail-Anhang ein und liegen in Cloud-Speichern und auf Dateiservern, die Sie ohnehin nutzen. Paperplane übernimmt sie in Ihr Archiv und indexiert sie für die Schnellsuche und die KI-Suche, direkt neben allem, was Sie hochladen.

KI-Archivsuche

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zwei Wege, ein Dokument zu finden

Die Schnellsuche hilft, wenn Sie wissen, was im Dokument steht. Die KI-Suche hilft, wenn Sie die Frage kennen, aber nicht wissen, wo die Antwort steht. Datum, Rechnungsnummer, UID-Nummer und Betrag werden beim Eingang erkannt, jeweils mit einem Konfidenzwert. Mit Tastatur: zweimal Umschalt drücken, um die Schnellsuche auf dieser Website auszuprobieren.

Zulässige Nutzung und Meldung rechtswidriger Inhalte

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zulässige Nutzung

PaperPlane darf nur rechtmäßig und vertragsgemäß genutzt werden. Unzulässig sind insbesondere:

rechtswidrige Inhalte oder Verletzungen fremder Rechte zu speichern, importieren, teilen oder übermitteln;
Malware, Phishing, unaufgeforderte Massenmitteilungen oder Anleitungen zum System-/Kontenangriff;
sexuelle Ausbeutung von Kindern, Gewalt- oder illegalen Handel zu fördern oder Inhalte zu verarbeiten, deren Besitz verboten ist;
unbefugte Zugriffe, Umgehung von Limits/Sicherheit, Prüfung anderer Mandanten oder Störung;
fremde Identitäten oder unbegründete Freigabe-/Signaturanfragen;
KI-Ausgaben als alleinige Grundlage rechtlich oder ähnlich erheblicher Entscheidungen über Personen; oder
Weiterverkauf oder systematisches Auslesen ohne Vereinbarung.

Automatisierte Importe müssen Anbieterregeln und Drittrechte beachten. Geschäftskunden müssen rechtmäßige Weisungen und Zugriffskontrollen für ihre Nutzer sicherstellen.