Voraussetzungen
- Eine von Ihnen gesendete Signaturanfrage mit einer Übermittlung, die geprüft werden muss, oder eine Anfrage, die Sie widerrufen oder deren Ergebnis Sie herunterladen möchten.
- Zugriff auf Unterschriften in Ihrem Arbeitsbereich.
Schritte
- Öffnen Sie Unterschriften und suchen Sie die Anfrage. Paperplane benachrichtigt Sie außerdem, sobald eine empfangende Person eine Unterschrift übermittelt.
- Prüfen Sie den Status: offen, wartet auf Prüfung, abgeschlossen, abgelehnt, abgelaufen oder widerrufen.
- Öffnen Sie eine Anfrage, die auf Prüfung wartet. Übermittlungen durch direktes Unterschreiben oder durch Hochladen eines unterschriebenen PDFs erfordern immer Ihre Prüfung. Laden Sie die Übermittlung herunter und vergleichen Sie das unterschriebene Ergebnis mit dem Originaldokument.
- Genehmigen Sie die Übermittlung, wenn sie korrekt ist: Geben Sie den Dateinamen ein, wählen Sie den Zielordner und bestätigen Sie mit Genehmigen und archivieren. Das unterschriebene PDF wird als neues Dokument in Ihrem Archiv gespeichert, die Anfrage wechselt auf abgeschlossen, und die empfangende Person erhält eine E-Mail mit dem Ergebnis.
- Lehnen Sie die Übermittlung ab, wenn sie nicht akzeptabel ist: Wählen Sie Dauerhaft ablehnen und geben Sie eine Begründung ein, die Paperplane der empfangenden Person per E-Mail sendet. Eine abgelehnte Anfrage kann nicht erneut unterschrieben werden – senden Sie eine neue Anfrage, wenn die Person es noch einmal versuchen soll.
- Wählen Sie Link widerrufen, wenn die empfangende Person den Link nicht mehr verwenden soll. Das ist jederzeit möglich, solange die Anfrage nicht abgeschlossen ist; eine noch auf Prüfung wartende Übermittlung wird dabei verworfen.
- Wählen Sie bei einer abgeschlossenen Anfrage Signiertes PDF öffnen oder suchen Sie das unterschriebene PDF im gewählten Ordner, und laden Sie es wie jedes andere Dokument herunter. Die empfangende Person kann das genehmigte, unterschriebene PDF über ihren Link herunterladen.
Erwartetes Ergebnis
Jede Übermittlung, die eine Prüfung erfordert, endet entweder in einer genehmigten, abgeschlossenen Anfrage mit dem unterschriebenen PDF in Ihrem Archiv oder in einer abgelehnten Anfrage. Anfragen, die Sie vor Abschluss widerrufen, akzeptieren keine weiteren Aktionen der empfangenden Person mehr.
Häufige Probleme
- Sie können eine Anfrage nicht widerrufen. Ein Widerruf ist nur vor Abschluss der Anfrage möglich – nach Abschluss gilt das unterschriebene PDF wie genehmigt.
- Eine abgelehnte Übermittlung ließ die empfangende Person ohne weitere Möglichkeit zurück. Senden Sie eine neue Signaturanfrage, falls die Person eine weitere Gelegenheit zum Unterschreiben benötigt.
- Das unterschriebene PDF erscheint nicht. Prüfen Sie, ob der Status der Anfrage abgeschlossen ist; eine abgelehnte, abgelaufene oder noch offene Anfrage hat kein unterschriebenes PDF.
- Eine Anfrage ist abgelaufen, bevor die empfangende Person etwas übermittelt hat. Siehe Probleme mit Signaturlinks lösen.