Voraussetzungen
- Ein Paperplane-Arbeitsbereich in einem beliebigen Tarif, kostenlos oder kostenpflichtig.
- Direkt hochgeladene oder über ein verbundenes E-Mail-Konto bzw. einen Cloud-Speicher importierte Dokumente.
Schritte
- Laden Sie ein Dokument direkt hoch, oder übernehmen Sie Dokumente über eine Integration: Gmail-, Outlook- und IMAP-Postfächer werden regelmäßig abgerufen, Google Drive, SharePoint, Dropbox und Dateiserver (FTP, FTPS oder SFTP) werden einmalig pro ausgewähltem Ordner importiert.
- Geben Sie nach dem Hochladen oder Importieren etwas Zeit für die Hintergrundverarbeitung – Paperplane extrahiert den Text (bei gescannten Dokumenten per Texterkennung auf Deutsch und Englisch), zerlegt ihn in seitenbezogene Textabschnitte und indexiert diese, bevor das Dokument über die KI-Archivsuche durchsuchbar ist.
- Stellen Sie Ihre Frage, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Direkt hochgeladene und über Integrationen importierte Dokumente werden gemeinsam im selben Archiv durchsucht – es gibt keinen getrennten Index pro Quelle.
- Bei Fragen mit einer konkreten, auffindbaren Antwort – einer Klausel, einem Betrag, einem Datum, einer Bedingung – erhalten Sie eine belegte Antwort mit Quellenverweisen, sobald das betreffende Dokument indexiert ist.
- Für Fragen nach Summen oder Zählungen über das gesamte Archiv, etwa „Wie viele Rechnungen haben wir insgesamt“, nutzen Sie stattdessen die Schnellsuche oder Ihre eigenen Unterlagen. Die Archivsuche arbeitet mit einer begrenzten Auswahl relevanter Textstellen und durchsucht nicht jedes Dokument im Archiv deterministisch, um eine Zählung zu erstellen.
- Behalten Sie Ihre monatliche Nutzung im Blick: Das Fenster der KI-Archivsuche zeigt, wie viele Fragen Ihnen in diesem Monat noch bleiben. Jede Person hat ein eigenes monatliches Kontingent, das vom Tarif des Arbeitsbereichs abhängt – die aktuellen Kontingente finden Sie auf der Preisseite.
- Benötigen Sie mehr Fragen, wechseln Sie mit dem Arbeitsbereich vom Free-Tarif in einen kostenpflichtigen Tarif, der ein größeres Kontingent pro Person enthält, oder warten Sie auf die Zurücksetzung zu Beginn des nächsten Kalendermonats.
Erwartetes Ergebnis
Neu hochgeladene oder importierte Dokumente sind kurze Zeit nach Abschluss der Verarbeitung über die KI-Archivsuche durchsuchbar. Jeder Tarif umfasst ein monatliches Kontingent an KI-Archivfragen pro Person. Konkrete, inhaltsbezogene Fragen erhalten belegte Antworten; erschöpfende Zählungen und Summen über das gesamte Archiv liegen außerhalb dessen, wofür die Archivsuche ausgelegt ist.
Häufige Probleme
- Ein gerade hinzugefügtes Dokument taucht in KI-Antworten nicht auf. Es befindet sich vermutlich noch in der Hintergrundverarbeitung. Warten Sie kurz und fragen Sie erneut.
- Ein über eine Integration importiertes Dokument erscheint nicht in KI-Antworten. Prüfen Sie, ob der Import bzw. der letzte Abruf tatsächlich abgeschlossen wurde und ob Ordner und Dateityp des Dokuments einbezogen waren.
- Ich habe nach einer Zählung oder Summe gefragt und die Antwort war unbefriedigend. Das ist zu erwarten – die Archivsuche arbeitet mit einer Auswahl gefundener Textstellen, nicht mit einem deterministischen Scan jedes Dokuments. Nutzen Sie für Summen über das Archiv die Schnellsuche oder Ihre eigenen Unterlagen.
- Ich habe mein monatliches Kontingent an KI-Archivfragen aufgebraucht. Das Kontingent pro Person finden Sie auf der Preisseite; Sie können in einen kostenpflichtigen Tarif wechseln oder auf die Zurücksetzung zu Beginn des nächsten Kalendermonats warten.