Voraussetzungen
- Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten.
- Ein kostenpflichtiger Tarif oder ein kostenloser Arbeitsbereich innerhalb der 30-tägigen Testphase der Premium-Funktionen – E-Mail-Integrationen sind eine Premium-Funktion.
- Ein Microsoft-Geschäfts-, Schul- oder Privatkonto mit dem Outlook-Postfach, das Sie verbinden möchten.
- Falls Ihre Organisation den Zugriff externer Apps einschränkt: die Berechtigung, Paperplane zu autorisieren.
Schritte
- Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
- Wählen Sie Microsoft Outlook, vergeben Sie einen Namen für die Anbindung und klicken Sie auf „Weiter zu Microsoft Outlook“.
- Melden Sie sich auf der Microsoft-Seite mit dem Konto an, dessen Postfach Sie verbinden möchten.
- Prüfen Sie den von Microsoft angezeigten Zugriff und stimmen Sie zu. Paperplane verwendet den Autorisierungsablauf von Microsoft und liest nur das angemeldete Postfach; Ihr Microsoft-Passwort geben Sie nie in Paperplane selbst ein.
- Nachdem Microsoft Sie zu Paperplane zurückgeführt hat, legen Sie das Startdatum, das Abrufintervall (alle 15 Minuten, stündlich, alle 6 Stunden, alle 12 Stunden oder täglich) und die zu importierenden Anhangformate fest. Aktivieren Sie den Abruf, um den ersten Auftrag zu starten.
Erwartetes Ergebnis
Das Outlook-Konto erscheint als Anbindung und startet den ersten Abruf. Paperplane übernimmt passende Dateianhänge aus Posteingang, Gesendet, Archiv und selbst angelegten Ordnern. Entwürfe, Junk-E-Mail, Gelöschte Elemente, ausgeblendete Ordner und Suchordner sind ausgeschlossen. Weitere Aufträge übernehmen neue passende Anhänge im gewählten Intervall. Bereits importierte Dokumente bleiben im Archiv, wenn Sie das Postfach trennen.
Häufige Probleme
- Microsoft verlangt die Zustimmung einer Administratorin oder eines Administrators. Bitten Sie die Microsoft-365-Administration Ihrer Organisation, Paperplane zu genehmigen, oder verwenden Sie ein Konto, für das Sie den angeforderten Zugriff selbst freigeben können.
- Ein Anhang fehlt. Prüfen Sie Startdatum und ausgewählte Dateitypen. Kontrollieren Sie außerdem, ob die Nachricht im Posteingang, in Gesendet, im Archiv oder in einem eigenen Ordner liegt und nicht in einem ausgeschlossenen Systemordner.
- Der nächste Abruf ist noch nicht gelaufen. Prüfen Sie in der Anbindung das Intervall und den letzten erfolgreichen Auftrag. Über die Aktionen können Sie den Abruf auch manuell starten.
- Ich möchte Outlook trennen. Entfernen Sie die Verbindung unter Integrationen. Damit endet der künftige Postfachzugriff; bereits importierte Dokumente bleiben im Archiv.