Dieser Artikel gilt für alle Paperplane-Anbindungen – Google Drive, SharePoint, Dropbox, Dateiserver (FTP, FTPS, SFTP), Gmail, Outlook und IMAP-Postfächer. Die Anbindungen arbeiten auf zwei Arten:
- Google Drive, SharePoint, Dropbox und Dateiserver führen einmalige Ordnerimporte durch. Sie wählen eine Dokumentbibliothek oder einen Ordner, und Paperplane übernimmt dessen unterstützte Dateien einmalig. Diese Anbindungen sind in jedem Tarif enthalten, auch in Free.
- Gmail-, Outlook- und IMAP-Postfächer werden nach Zeitplan abgerufen. Sie legen ein Startdatum, ein Abrufintervall und die Dateitypen der Anhänge fest, und Paperplane übernimmt laufend Anhänge aus neuen Nachrichten. E-Mail-Integrationen sind eine Premium-Funktion und stehen in kostenpflichtigen Tarifen sowie während der 30-tägigen Testphase eines kostenlosen Arbeitsbereichs zur Verfügung.
Voraussetzungen
- Die Rolle Administrator in Ihrem Arbeitsbereich – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten und Importe starten.
- Mindestens eine bereits verbundene Anbindung. Siehe die Einrichtungsartikel zu Google Drive, SharePoint, Dropbox, Gmail, Outlook, IMAP oder Dateiserver/SFTP.
- Eine Vorstellung davon, welche Ordner, Postfächer und Dateitypen wirklich relevant sind – ein Import ohne Einschränkung kann mehr übernehmen, als Sie tatsächlich benötigen, und jede importierte Datei zählt zum Dokumentenlimit Ihres Tarifs.
Schritte
- Öffnen Sie die Anbindung auf der Seite Integrationen.
- Bei Google Drive, SharePoint, Dropbox und Dateiservern: Navigieren Sie zur gewünschten Dokumentbibliothek oder zum Ordner und wählen Sie sie bzw. ihn aus, um die Inhalte samt Unterordnern zu importieren, oder importieren Sie den Kontostammordner. Der Import startet sofort. Paperplane übernimmt die unterstützten Dateitypen – PDF, Word, Excel, PowerPoint, PNG, JPEG, TIFF, HEIC/HEIF-Bilder, reinen Text, Markdown und CSV – und überspringt alles andere.
- Bei Gmail, Outlook und IMAP: Legen Sie fest, ab welchem Datum Nachrichten importiert werden, wie oft abgerufen wird (alle 15 Minuten, stündlich, alle 6 Stunden, alle 12 Stunden oder täglich) und welche Anhangformate übernommen werden. Mindestens ein Dateityp ist erforderlich. Starten Sie anschließend den Abruf; der erste Abruf beginnt sofort.
- Verfolgen Sie den Fortschritt auf der Karte der Anbindung: Sie zeigt den Status des letzten Auftrags und den Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Durchlaufs.
- Öffnen Sie nach Abschluss eines Auftrags die Details der Anbindung und prüfen Sie den Auftragsverlauf. Er zeigt für jeden Auftrag, wie viele Dateien oder Anhänge gefunden, importiert, übersprungen und fehlgeschlagen sind.
- Um aus einem Cloud-Speicher oder von einem Dateiserver weitere Inhalte zu übernehmen, öffnen Sie die Anbindung und importieren dort einen weiteren Ordner. Bei Gmail, Outlook und IMAP können Sie das „Synchronisierungsintervall“ und die Dateitypen jederzeit in den Einstellungen der Anbindung ändern.
Erwartetes Ergebnis
Importierte Dateien und Anhänge landen in einem Ordner, den Paperplane für jede Anbindung anlegt; bei Importen aus Cloud-Speichern und von Dateiservern bleibt die Unterordnerstruktur erhalten. Sie sind sowohl über die Schnellsuche als auch über die KI-Archivsuche durchsuchbar – genau wie direkt hochgeladene Dokumente. Der Auftragsverlauf dokumentiert, was bei jedem Durchlauf passiert ist. Importe aus Cloud-Speichern und von Dateiservern laufen einmal pro gewähltem Ordner; Gmail-, Outlook- und IMAP-Anbindungen rufen neue Nachrichten laufend nach Zeitplan ab, und bereits importierte Dateien werden nicht erneut übernommen.
Häufige Probleme
- Eine erwartete Datei erscheint nicht. Prüfen Sie zuerst den Auftragsverlauf. Dateien werden übersprungen, wenn sie bereits importiert wurden, einen nicht unterstützten oder nicht ausgewählten Dateityp haben, leer sind oder die maximale Dateigröße überschreiten. Prüfen Sie bei Cloud-Speichern und Dateiservern außerdem, ob Sie den richtigen Ordner importiert haben.
- Der Import dauert länger als erwartet. Große Ordner, umfangreiche Postfächer oder viele Dateien auf einmal können einige Zeit in Anspruch nehmen. Verfolgen Sie den Fortschritt auf der Karte der Anbindung, statt für denselben Ordner einen zweiten Import zu starten.
- Ein Import wurde vorzeitig beendet. Jede importierte Datei zählt zum Dokumentenlimit Ihres Tarifs. Erreicht der Arbeitsbereich das Limit, stoppt der Import; wechseln Sie in einen größeren Tarif oder entfernen Sie Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen.
- Ich habe versehentlich zu viel importiert. Wählen Sie beim nächsten Mal einen engeren Ordner oder weniger Dateitypen. Bereits importierte Dokumente bleiben im Archiv erhalten; entfernen Sie dort einzelne Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen.
- Ich verstehe nicht, warum eine Datei fehlgeschlagen statt übersprungen wurde. Ein Fehlschlagen bedeutet meist, dass Paperplane die Datei nicht herunterladen oder verarbeiten konnte, etwa weil sie beschädigt war oder die Verbindung abbrach. Ein Überspringen bedeutet, dass die Datei bewusst ausgelassen wurde, etwa wegen ihres Dateityps, ihrer Größe oder weil sie bereits importiert war.