Voraussetzungen
- Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten.
- Ein kostenpflichtiger Tarif oder ein kostenloser Arbeitsbereich innerhalb der 30-tägigen Testphase der Premium-Funktionen – E-Mail-Integrationen sind eine Premium-Funktion.
- Ein IMAP-fähiges Postfach – das funktioniert auch bei Anbietern außer Gmail, solange sie IMAP-Zugriff unterstützen.
- Host und Port des IMAP-Servers Ihres Postfachs sowie Benutzername und Passwort (oder ein anwendungsspezifisches Passwort, falls Ihr Anbieter das für externe Mail-Clients verlangt).
Schritte
- Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
- Wählen Sie IMAP-Postfach und vergeben Sie einen Namen für die Anbindung.
- Geben Sie Host und Port ein, die Ihr Anbieter für den IMAP-Zugriff angibt.
- Geben Sie Benutzername und Passwort (oder anwendungsspezifisches Passwort) für Ihr Postfach ein.
- Legen Sie fest, ab welchem Datum Nachrichten importiert werden, wie oft abgerufen wird (alle 15 Minuten, stündlich, alle 6 Stunden, alle 12 Stunden oder täglich) und welche Dateitypen von Anhängen übernommen werden.
- Klicken Sie auf „Testen Sie das Postfach und starten Sie die Synchronisierung“. Paperplane meldet sich mit den angegebenen Daten am Postfach an und startet den ersten Abruf. Details zu Dateitypen und Auftragsergebnissen finden Sie unter Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.
Erwartetes Ergebnis
Ihr Postfach erscheint in Paperplane als Anbindung. Wie bei Gmail läuft eine IMAP-Anbindung dauerhaft weiter: Der erste Abruf übernimmt Anhänge aus Nachrichten ab dem gewählten Datum, jeder weitere Abruf im festgelegten Intervall übernimmt Anhänge aus neuen Nachrichten. Nur Anhänge in den ausgewählten Dateitypen werden zu Dokumenten; jedes behält Angaben zur ursprünglichen Nachricht, etwa Absender, Betreff und Datum. Sie sind neben direkt hochgeladenen Dokumenten durchsuchbar.
Häufige Probleme
- Die Verbindung schlägt sofort fehl. Prüfen Sie Host und Port anhand der IMAP-Einstellungsseite Ihres Anbieters, und kontrollieren Sie, ob der Benutzername im erwarteten Format angegeben ist (manchmal die vollständige E-Mail-Adresse, manchmal nur der lokale Teil).
- Mein Passwort wird abgelehnt, obwohl es stimmt. Manche Anbieter verlangen für externe Mail-Clients ein separates anwendungsspezifisches Passwort oder erfordern, dass Sie den IMAP-Zugriff zuerst in den Postfacheinstellungen aktivieren.
- Mir fehlen erwartete Anhänge. Prüfen Sie Startdatum und Dateitypen in den Einstellungen der Anbindung, und sehen Sie im Auftragsverlauf nach übersprungenen oder fehlgeschlagenen Anhängen; siehe Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.
- Ich möchte das Postfach später wieder trennen. Entfernen Sie die Verbindung jederzeit auf der Seite Integrationen; bereits importierte Dokumente bleiben in Ihrem Archiv erhalten.