Voraussetzungen
- Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten.
- Ein kostenpflichtiger Tarif oder ein kostenloser Arbeitsbereich innerhalb der 30-tägigen Testphase der Premium-Funktionen – E-Mail-Integrationen sind eine Premium-Funktion.
- Ein Gmail-Konto, in dem die Rechnungen, Verträge oder sonstigen Dokumente eingehen, die Sie in Ihrem Archiv haben möchten.
- Falls das Konto zu einer Organisation gehört, die den Zugriff externer Apps einschränkt: die Berechtigung, Paperplane Zugriff zu gewähren.
Schritte
- Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
- Wählen Sie Gmail, vergeben Sie einen Namen für die Anbindung und klicken Sie auf „Weiter zu Gmail“.
- Paperplane leitet Sie zur eigenen Anmelde- und Zustimmungsseite von Google weiter – demselben Ablauf, der auch für Google Drive verwendet wird. Melden Sie sich mit dem gewünschten Gmail-Konto an.
- Prüfen Sie die von Google angezeigten Berechtigungen und bestätigen Sie den Zugriff. Sie autorisieren Paperplane über den Ablauf von Google – Ihr Gmail-Passwort geben Sie dabei nie in Paperplane selbst ein.
- Sobald Google Sie zu Paperplane zurückführt, schließen Sie die Einrichtung ab: Legen Sie fest, ab welchem Datum Nachrichten importiert werden, wie oft abgerufen wird (alle 15 Minuten, stündlich, alle 6 Stunden, alle 12 Stunden oder täglich) und welche Dateitypen von Anhängen übernommen werden. Klicken Sie anschließend auf „Aktivieren Sie die Gmail-Synchronisierung“. Details zu Dateitypen und Auftragsergebnissen finden Sie unter Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.
Erwartetes Ergebnis
Ihr Gmail-Konto erscheint in Paperplane als Anbindung. Anders als bei den Speicheranbindungen arbeitet Gmail mit Nachrichten statt mit einer Ordnerstruktur und läuft dauerhaft weiter: Der erste Abruf übernimmt Anhänge aus Nachrichten ab dem gewählten Datum, jeder weitere Abruf im festgelegten Intervall übernimmt Anhänge aus neuen Nachrichten. Nur Anhänge in den ausgewählten Dateitypen werden zu Dokumenten; jedes behält Angaben zur ursprünglichen Nachricht, etwa Absender, Betreff und Datum. Sie sind neben direkt hochgeladenen Dokumenten durchsuchbar.
Häufige Probleme
- Die Google-Zustimmungsseite erscheint nicht. Prüfen Sie, ob Pop-ups oder Weiterleitungen in Ihrem Browser blockiert werden, und versuchen Sie es erneut.
- Meine Administratorin oder mein Administrator blockiert die Verbindung. Manche Google-Workspace-Organisationen schränken ein, welche externen Apps Nutzerinnen und Nutzer autorisieren dürfen. Bitten Sie eine Administratorin oder einen Administrator, Paperplane freizugeben, oder verbinden Sie stattdessen ein privates Gmail-Konto.
- Mir fehlen erwartete Anhänge. Prüfen Sie Startdatum und Dateitypen in den Einstellungen der Anbindung, und sehen Sie im Auftragsverlauf nach übersprungenen oder fehlgeschlagenen Anhängen; siehe Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.
- Ich möchte Gmail später wieder trennen. Entfernen Sie die Verbindung jederzeit auf der Seite Integrationen; bereits importierte Dokumente bleiben in Ihrem Archiv erhalten.