Dateiserver per SFTP verbinden

Voraussetzungen

• Ein Paperplane-Arbeitsbereich, in dem Sie die Rolle Administrator haben – nur Administratorinnen und Administratoren können Anbindungen einrichten. Der Import von Dateiservern ist in jedem Tarif enthalten, auch in Free.
• Einen bestehenden Dateiserver, der aus dem Internet über SFTP (empfohlen), FTPS oder FTP erreichbar ist, mit Host, Port und Zugangsdaten für ein Konto mit Lesezugriff auf die gewünschten Dateien.
• Bei SFTP idealerweise den SHA256-Fingerabdruck des Host-Schlüssels, damit Paperplane prüfen kann, dass es mit dem richtigen Server verbunden ist.
• Falls Sie nicht selbst für den Dateiserver zuständig sind: Abstimmung mit der zuständigen Administration.

Schritte

1. Öffnen Sie in Paperplane die Seite Integrationen.
2. Wählen Sie FTP / FTPS / SFTP, vergeben Sie einen Namen für die Anbindung und wählen Sie das Protokoll: SFTP, FTPS (explizites oder implizites TLS) oder FTP. Einfaches FTP verschlüsselt weder Zugangsdaten noch Dateien, deshalb müssen Sie das ausdrücklich bestätigen.
3. Geben Sie Host und Port des Servers ein.
4. Geben Sie Benutzername und Passwort (bzw. Schlüssel-Passphrase) ein. Bei SFTP können Sie statt eines Passworts auch einen privaten Schlüssel einfügen.
5. Geben Sie bei SFTP den SHA256-Fingerabdruck des Host-Schlüssels ein. Ohne ihn kann Paperplane die Identität des Servers nicht prüfen.
6. Klicken Sie auf „Verbindung testen und fortfahren“. Paperplane meldet sich mit den angegebenen Daten am Dateiserver an.
7. Sobald die Verbindung erfolgreich ist, navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen ihn aus, um den Import zu starten; siehe Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.

Erwartetes Ergebnis

Ihr Dateiserver erscheint in Paperplane als Anbindung. Sobald Sie einen Ordner wählen, führt Paperplane einen einmaligen Import durch: Unterstützte Dateien aus diesem Ordner und seinen Unterordnern werden in einen Ordner übernommen, den Paperplane für diese Anbindung anlegt, und sind dort neben direkt hochgeladenen Dokumenten durchsuchbar. Es handelt sich nicht um eine laufende Synchronisierung – Dateien, die später auf dem Server hinzukommen, werden nicht automatisch übernommen. Um weitere Inhalte zu importieren, öffnen Sie die Anbindung und importieren dort einen weiteren Ordner.

Häufige Probleme

• Die Verbindung schlägt sofort fehl. Stimmen Sie Protokoll, Host und Port mit der zuständigen Administration ab, und prüfen Sie, ob der Dienst von außerhalb Ihres internen Netzwerks erreichbar ist – Paperplane verbindet sich über das Internet. Prüfen Sie bei SFTP außerdem, ob der eingegebene Fingerabdruck zum aktuellen Host-Schlüssel des Servers passt.
• Die Zugangsdaten werden abgelehnt. Prüfen Sie, ob das Konto über das gewählte Protokoll zugreifen darf und Leseberechtigung auf die gewünschten Ordner hat, und ob Passwort oder Schlüssel noch gültig sind.
• Nach dem Import fehlen erwartete Dateien. Prüfen Sie, ob Sie den richtigen Ordner importiert haben, und sehen Sie im Auftragsverlauf der Anbindung nach übersprungenen oder fehlgeschlagenen Dateien; siehe Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.
• Ich möchte den Dateiserver später wieder trennen. Entfernen Sie die Verbindung jederzeit auf der Seite Integrationen; bereits importierte Dokumente bleiben in Ihrem Archiv erhalten.