Voraussetzungen
- Ein Arbeitsbereich mit aktivem Tarif. Siehe Arbeitsbereich erstellen und Tarif wählen.
- Dokumente auf Ihrem Gerät – PDFs, Scans, Fotos oder gängige Office-Dateien.
- Ausreichend Spielraum im Dokumentenlimit Ihres Tarifs; die Seitenleiste zeigt, wie viele Dokumente Sie nutzen, und die Preisseite nennt das Limit jedes Tarifs.
Schritte
- Öffnen Sie Ihr Archiv und wechseln Sie in den Ordner, in dem die Dokumente liegen sollen.
- Ziehen Sie Dateien auf die Seite oder wählen Sie „Hochladen“ und dann Dateien von Ihrem Gerät. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen – Rechnungen, Verträge, Korrespondenz oder jedes andere Dokument, das ins Archiv soll. ZIP-Archive werden entpackt, sodass ihr Inhalt als einzelne Dokumente ankommt.
- Bestätigen Sie den Upload. Paperplane beginnt sofort damit, die Dateien ins Archiv zu übernehmen.
- Warten Sie, während Paperplane jedes Dokument im Hintergrund verarbeitet: Der Text wird extrahiert (bei Scans und Fotos per OCR, auf Deutsch und Englisch), und Metadaten wie Rechnungsnummer, UID-Nummer, Dokumentdatum, Betrag in Euro und Sprache werden jeweils mit einem Konfidenzwert erkannt.
- Prüfen Sie die Archivansicht – neu hochgeladene Dokumente zeigen einen Verarbeitungsstatus, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist. Schlagwörter und Notizen können Sie jedem Dokument selbst hinzufügen.
Erwartetes Ergebnis
Ihre Dokumente erscheinen im Archiv. Sobald die Hintergrundverarbeitung abgeschlossen ist, sind Dateiname und extrahierter Text jedes Dokuments über die Schnellsuche auffindbar, und der Inhalt steht auch der KI-Archivsuche zur Verfügung.
Häufige Probleme
- Ein Dokument zeigt lange „wird verarbeitet“. Große Dateien oder stark gescannte Dokumente können länger für die Verarbeitung brauchen. Etwas warten und die Archivansicht neu laden.
- Die Suche findet den Text eines gescannten Dokuments nicht. OCR funktioniert am besten bei klaren, gut lesbaren Scans. Ein unscharfes Foto oder ein niedrig aufgelöster Scan kann unvollständigen Text liefern.
- Der Upload schlägt fehl oder bricht ab. Prüfen Sie Ihre Verbindung, ob der Dateityp unterstützt wird und ob Ihr Arbeitsbereich das Dokumentenlimit seines Tarifs bereits erreicht hat.
- Ein Dokument scheint doppelt vorhanden zu sein. Paperplane erkennt Duplikate und bietet an, überzählige Kopien zu entfernen; prüfen Sie das Archiv daher auf eine bereits vorhandene Kopie, bevor Sie erneut hochladen.