Voraussetzungen
- Ein Arbeitsbereich mit Dokumenten, deren Hintergrundverarbeitung abgeschlossen ist. Siehe Erste Dokumente hochladen.
Schritte
- Öffnen Sie die Schnellsuche: Klicken Sie in das Suchfeld oder drücken Sie an beliebiger Stelle der Anwendung zweimal die Umschalttaste.
- Geben Sie ein Wort oder eine Wortfolge ein – einen Dateinamen, einen Betrag, einen Firmennamen oder einen beliebigen Begriff, den Sie im Dokument selbst erwarten.
- Sehen Sie sich die Ergebnisse an. Die Schnellsuche durchsucht sowohl Dateinamen als auch den von Paperplane extrahierten Text jedes Dokuments, einschließlich des per OCR erkannten Texts aus Scans auf Deutsch und Englisch – ein Begriff in einer gescannten Rechnung oder einem Vertrag kann also auch dann gefunden werden, wenn er nicht im Dateinamen vorkommt. Sie kombiniert exakte Stichworttreffer mit Treffern nach Bedeutung, sodass auch verwandte Formulierungen zu einem Dokument führen können.
- Öffnen Sie ein Ergebnis, um das Dokument anzusehen, oder verfeinern Sie Ihre Suchbegriffe, wenn Sie zu viele oder zu wenige Treffer erhalten.
Erwartetes Ergebnis
Sie erhalten eine Liste von Dokumenten, deren Dateiname oder extrahierter Text zu Ihrem Suchbegriff passt – über alle Ordner hinweg, auf die Sie Zugriff haben.
Häufige Probleme
- Ein Dokument, das eigentlich existiert, wird nicht angezeigt. Es wird möglicherweise noch verarbeitet – die Texterkennung muss abgeschlossen sein, bevor ein Dokument durchsuchbar ist. Geben Sie neu hochgeladenen Dokumenten etwas Zeit.
- Zu viele Treffer. Fügen Sie spezifischere Begriffe hinzu, etwa ein Datum, einen Betrag oder einen Namen, um die Liste einzugrenzen.
- Ich möchte eine Antwort statt einer Trefferliste. Die Schnellsuche liefert passende Dokumente. Für Fragen in natürlicher Sprache wie „Was haben wir beim Liefertermin vereinbart?“ nutzen Sie stattdessen die KI-Archivsuche: Sie antwortet ausschließlich aus Ihren Dokumenten und verweist auf das verwendete Dokument samt Seite.
- Der Text eines gescannten Dokuments passt nicht zu dem, was ich eingegeben habe. Die Genauigkeit der Texterkennung hängt von der Scanqualität ab; ein niedrig aufgelöster Scan kann fehlerhaften Text liefern.