Voraussetzungen
- Ein Dokument, das bereits in Ihrem Archiv liegt. Siehe Erste Dokumente hochladen.
- Ein kostenpflichtiger Tarif oder ein kostenloser Arbeitsbereich innerhalb der 30-tägigen Testphase der Premium-Funktionen – Freigaben sind eine Premium-Funktion.
- Die E-Mail-Adresse der Person, mit der Sie das Dokument teilen möchten, falls Sie den Link auf bestimmte Empfängerinnen und Empfänger beschränken wollen.
Schritte
- Öffnen Sie Ihr Archiv und suchen Sie das gewünschte Dokument – nutzen Sie bei Bedarf die Schnellsuche.
- Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf „Teilen“. Einen ganzen Ordner geben Sie auf dieselbe Weise frei.
- Legen Sie fest, wer den Link öffnen darf:
- Jeder mit dem Link – optional mit einem Passwort geschützt.
- Spezifische E-Mail-Empfänger – jede Empfängerin und jeder Empfänger bestätigt die eigene E-Mail-Adresse mit einem Einmalcode, bevor sich das Dokument öffnet.
- Personen in diesem Arbeitsbereich – nur angemeldete Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs.
- Klicken Sie auf „Link erstellen“. Paperplane erzeugt einen Link mit reinem Lesezugriff, statt die Datei als E-Mail-Anhang zu versenden. Kopieren Sie ihn sofort – der vollständige Link wird nur einmal angezeigt. Bei bestimmten Empfängern können Sie den Link zusätzlich direkt von Paperplane per E-Mail versenden lassen.
- Verwalten Sie die Freigabe im Nachhinein: Der Freigabedialog listet alle bestehenden Links mit Zugriffsart und Empfängern auf, und Sie können jeden Link dort widerrufen.
Erwartetes Ergebnis
Die empfangende Person kann das Dokument über den geschützten Link ansehen – bei „Jeder mit dem Link“ und „Spezifische E-Mail-Empfänger“ ohne Paperplane-Konto. Der Link erlaubt nur Lesezugriff, das Originaldokument bleibt in Ihrem Archiv, und der Link bleibt gültig, bis Sie ihn widerrufen.
Häufige Probleme
- Die empfangende Person sagt, der Link funktioniert nicht. Prüfen Sie, ob Sie den aktuellen Link gesendet haben und ob er nicht bereits widerrufen wurde. Bei „Spezifische E-Mail-Empfänger“ muss die Person eine der eingetragenen Adressen verwenden und sie mit dem zugesandten Code bestätigen. Bei „Personen in diesem Arbeitsbereich“ muss sie als Mitglied Ihres Arbeitsbereichs angemeldet sein.
- Ich habe das falsche Dokument freigegeben. Widerrufen Sie den Link sofort im Freigabedialog des Dokuments und erstellen Sie anschließend einen neuen Link für das richtige Dokument.
- Die empfangende Person soll das Dokument unterschreiben, nicht nur ansehen. Nutzen Sie statt eines einfachen Freigabelinks eine Signaturanfrage – sie führt die empfangende Person durch den Unterschreibvorgang und behält das Ergebnis in Ihrem Archiv.