Voraussetzungen
- Ein Arbeitsbereich mit ein paar hochgeladenen Dokumenten. Siehe Erste Dokumente hochladen.
Schritte
- Öffnen Sie Ihr Archiv und wechseln Sie zur Ordneransicht.
- Legen Sie einen neuen Ordner an und geben Sie ihm einen Namen, der widerspiegelt, wie Sie Ihre Dokumente einteilen – zum Beispiel „Rechnungen“, „Verträge“ oder ein Projekt- bzw. Kundenname. Unternehmen orientieren sich oft an ihrer bestehenden Ablagestruktur, private Nutzerinnen und Nutzer häufig an Jahr oder Thema.
- Legen Sie bei Bedarf Unterordner an, etwa einen Ordner pro Jahr innerhalb von „Rechnungen“ oder einen Ordner pro Kunde innerhalb von „Verträge“.
- Verschieben Sie vorhandene Dokumente in Ordner, indem Sie sie auswählen und „Elemente verschieben“ wählen, oder ziehen Sie sie per Drag & Drop auf einen Ordner.
- Benennen Sie Ordner um oder löschen Sie sie, wenn sich Ihre Struktur weiterentwickelt – das Verschieben zwischen Ordnern hat keinen Einfluss auf den extrahierten Text oder die Durchsuchbarkeit eines Dokuments. Gelöschte Elemente landen im Papierkorb und lassen sich dort 30 Tage lang wiederherstellen.
Erwartetes Ergebnis
Ihre Dokumente liegen in der von Ihnen gewählten Ordnerstruktur. Beim Durchsuchen eines Ordners werden nur die darin enthaltenen Dokumente angezeigt, während Schnellsuche und KI-Archivsuche weiterhin alle Ordner erfassen, auf die Sie Zugriff haben.
Häufige Probleme
- Ich finde ein verschobenes Dokument nicht mehr. Die Ordnerorganisation ist manuell – ein Dokument erscheint nur in dem Ordner, in den Sie es gelegt haben. Nutzen Sie die Schnellsuche, um es über Dateiname oder Inhalt zu finden, statt Ordner zu durchsuchen.
- Mehrere Personen haben Dokumente unterschiedlich einsortiert. Stimmen Sie sich in einem Business-Arbeitsbereich vor größeren Importen im Team auf eine gemeinsame Ordnerstruktur ab, damit alle einheitlich ablegen.
- Über eine Anbindung importierte Dokumente landen nicht im erwarteten Ordner. Importe landen in einem Ordner, den Paperplane für die jeweilige Anbindung anlegt, wobei die Unterordnerstruktur der Quelle erhalten bleibt. Verschieben Sie die Dokumente von dort in Ihre eigene Struktur; wie Importe ablaufen, lesen Sie unter Ordner und Dateitypen wählen, Import starten.