Häufige Fragen

Paperplane richtet sich gleichermaßen an Privatpersonen und Unternehmen. Privatpersonen sammeln Unterlagen, Rechnungen, Verträge, Korrespondenz und Garantien an einem durchsuchbaren Ort. Teams bündeln betriebliche Dokumente, importierte E-Mail-Anhänge und Dateien aus gemeinsamen Speichern und versenden Dokumente zur Unterschrift. Es gibt eigene private und geschäftliche Tarife, und jeder Tarif erlaubt beliebig viele Mitglieder im Arbeitsbereich.

Dropbox und Google Drive speichern Dateien. Paperplane ist ein Archiv, das findet, was in ihnen steht: Es liest jede Seite, auch Scans, erkennt Datum, Betrag und Rechnungsnummer und beantwortet Fragen mit einem Verweis auf die Seite. Ihren Cloud-Speicher können Sie weiter nutzen: Paperplane importiert Ordner aus Google Drive, SharePoint, Dropbox und von Dateiservern einmalig; Gmail-, Outlook- und IMAP-Postfächer werden regelmäßig abgerufen. Alles wird in der EU gespeichert und verarbeitet. Mehr dazu im Artikel „E-Mail und Cloud-Speicher sind kein Archiv“.

Ja. Die App, das Hilfe-Center und diese Website sind auf Deutsch und Englisch verfügbar. Die Texterkennung für gescannte Dokumente ist auf beide Sprachen eingestellt.

Apps für iOS und Android folgen. Bis dahin funktioniert die Paperplane-Web-App im Browser Ihres Smartphones, einschließlich Suche, KI-Fragen und Unterschreiben.

Die Tarife begrenzen die Anzahl der Dokumente in einem Arbeitsbereich, nicht die Gigabyte, und jede Person hat ein monatliches Kontingent an KI-Fragen. Das Kontingent wächst mit dem Tarif, vom Free-Tarif bis Business Scale. Die Schnellsuche ist nicht begrenzt, und jeder Tarif erlaubt beliebig viele Mitglieder. Die genauen Zahlen stehen bei jedem Tarif.

Beide werden pro Arbeitsbereich berechnet, nicht pro Person, und beide erlauben beliebig viele Mitglieder. Private Tarife werden inklusive Umsatzsteuer angezeigt und passen zu privaten Archiven. Business-Tarife werden netto angezeigt, zuzüglich Umsatzsteuer bzw. im Reverse-Charge-Verfahren, und bieten höhere Dokumentenlimits für Teams. Alle bezahlten Tarife enthalten dieselben Premium-Funktionen: Signaturen, Freigabelinks, Gmail-, Outlook- und IMAP-Abruf sowie das Audit-Protokoll.

Der Free-Tarif enthält Dokumente, Schnellsuche, KI-Suche und einmalige Importe aus Google Drive, SharePoint, Dropbox und von Dateiservern, für bis zu 100 Dokumente und 50 KI-Fragen pro Person und Monat. Jeder neue kostenlose Arbeitsbereich kann außerdem die Premium-Funktionen (Signaturen, Freigabelinks, Gmail-, Outlook- und IMAP-Abruf sowie das Audit-Protokoll) 30 Tage lang testen.

Jeder Tarif wird pro Arbeitsbereich berechnet und kann monatlich oder jährlich bezahlt werden; die jährliche Zahlung ist günstiger als zwölf Monatszahlungen. Private Preise enthalten die Umsatzsteuer. Business-Preise sind Nettopreise, zuzüglich Umsatzsteuer bzw. im Reverse-Charge-Verfahren. Zahlungen wickelt Mollie ab.

Die Schnellsuche öffnet sich, wenn Sie zweimal die Umschalttaste drücken. Sie durchsucht Dateinamen und den Text in Ihren Dokumenten, auch per OCR erkannte Scans. Mit der KI-Suche stellen Sie eine Frage in normaler Sprache: Paperplane sucht die relevanten Textstellen in Ihren Dokumenten und antwortet auf dieser Grundlage, mit nummerierten Quellenverweisen auf die Originale. Nutzen Sie die Schnellsuche, wenn Sie ungefähr wissen, was Sie suchen, und die KI-Suche, wenn Sie eine Antwort statt einer Dateiliste möchten.

Ja. Die KI-Suche antwortet nur aus Ihren eigenen Dokumenten, und jede Aussage verweist auf Quelldokument und Seite, damit Sie sie prüfen können. Enthält Ihr Archiv nicht genügend Belege, teilt Paperplane Ihnen das mit, statt zu raten. Antworten können dennoch unvollständig sein; verstehen Sie sie als schnellen Weg zur Information, nicht als fachliche Beratung.

Gmail, Outlook und jedes IMAP-Postfach werden nach einem Zeitplan Ihrer Wahl abgerufen, von viertelstündlich bis einmal täglich. Aus Google Drive, SharePoint, Dropbox und von Dateiservern (FTP, FTPS oder SFTP) importieren Sie ausgewählte Ordner einmalig. Importierte Dateien sind neben allem, was Sie hochladen, durchsuchbar. Details finden Sie unter Integrationen.

Nein. Paperplane verbindet sich mit Gmail, Outlook, IMAP-Postfächern, Google Drive, SharePoint, Dropbox und Dateiservern per FTP, FTPS oder SFTP. Sollte sich das ändern, aktualisieren wir diese Seite.

Nein. Empfänger öffnen den Signaturlink, bestätigen ihre E-Mail-Adresse mit einem Einmalcode und zeichnen ihre Unterschrift im Browser oder laden sie hoch. Nur die absendende Person benötigt einen Arbeitsbereich mit einem Tarif, der Signaturen enthält. Mehr dazu unter Freigaben und Signaturen.

Nein. Elektronische Signaturen decken viele alltägliche geschäftliche und private Dokumente ab, aber manche Rechtsgeschäfte haben Formvorschriften, etwa eine notarielle Beurkundung oder eine bestimmte Papierform, die eine elektronische Signatur nicht erfüllen kann. Im Zweifel klären Sie das konkrete Dokument mit einer fachkundigen Beratung.

Die Einreichung wartet auf Ihre Prüfung. Genehmigen Sie sie, wird das unterschriebene PDF als neues Dokument neben dem Original in Ihrem Archiv gespeichert. Lehnen Sie sie ab, bleibt die Anfrage unvollständig, und Sie können eine neue senden.

Jede Signaturanfrage kann 30 Tage lang unterschrieben werden. Ist diese Frist abgelaufen, kann die Anfrage nicht mehr unterschrieben werden. Sie können eine offene Anfrage auch widerrufen; der Link funktioniert dann sofort nicht mehr. In beiden Fällen können Sie eine neue Anfrage erstellen, wenn das Dokument weiterhin eine Unterschrift braucht.

Ja. Jede Einreichung, ob einfache elektronische Signatur oder hochgeladenes unterschriebenes PDF, wartet auf die Prüfung durch die absendende Person. Sie genehmigen oder lehnen ab, und nur eine genehmigte Einreichung schließt die Anfrage ab.

Sie werden in der EU gespeichert und verarbeitet und verlassen sie nicht. Das gilt für Ihre Dateien und alles, was Paperplane daraus ableitet: erkannten Text, Suchindex, KI-Antworten und Backups. Einen Überblick finden Sie unter Datenstandort.

Google-, Microsoft- und Dropbox-Konten werden über die Anmelde- und Freigabeseite des jeweiligen Anbieters verbunden, nicht über ein in Paperplane eingegebenes Passwort. Bei SFTP-Servern prüft Paperplane vor dem Verbinden den Fingerabdruck des Host-Schlüssels. Importierte Dokumente werden wie alle anderen Dokumente Ihres Archivs in der EU gespeichert und verarbeitet.

Ein Freigabelink gewährt Lesezugriff auf ein Dokument oder einen Ordner, in einem von drei Modi: „Jeder mit dem Link“ (optional mit Passwort), „Spezifische E-Mail-Empfänger“ (jede Person bestätigt ihre Adresse mit einem Einmalcode) oder „Personen in diesem Arbeitsbereich“. Links bleiben aktiv, bis Sie sie widerrufen. Auch Signaturanfragen nutzen einen geschützten Link: Die empfangende Person bestätigt ihre E-Mail-Adresse mit einem Einmalcode, bevor sie das Dokument ansehen und unterschreiben kann.

Nur die Personen, die Sie einladen. Mitglieder haben die Rolle Mitglied oder Administrator, und mit Zugriffsgruppen beschränken Sie Ordner und Dateien auf bestimmte Personen oder Gruppen. Bezahlte Tarife enthalten ein Audit-Protokoll der Vorgänge im Arbeitsbereich.